A documentação técnica: quem a guarda e por quanto tempo
O anexo IV, parte A, é elaborado antes de a máquina ir para o mercado e conservado pelo menos dez anos depois. Importadores e mandatários levam a sua própria versão dessa obrigação, e nada disso é o manual.
A documentação técnica é o processo que prova que a máquina foi concebida e construída segundo os requisitos essenciais de saúde e segurança. É o documento menos visível do regulamento, porque ao contrário do manual e da declaração nunca viaja com a máquina e nenhum cliente alguma vez o pede. É também o que tem a cauda mais longa.
“Antes de colocarem no mercado ou em entrada em serviço uma máquina ou um produto conexo, os fabricantes devem elaborar a documentação técnica referida na parte A do anexo IV e efetuar ou mandar efetuar o procedimento de avaliação da conformidade pertinente a que se refere o artigo 25. o .”
Antes, não depois
A sequência dessa frase é o ponto. O processo é elaborado, depois a avaliação da conformidade é feita contra ele, depois assina-se a declaração, depois coloca-se a marcação CE. Um processo montado depois de a máquina seguir, para responder à pergunta de uma autoridade, não é o que o regulamento descreve.
Dez anos à disposição das autoridades
“Os fabricantes devem manter a documentação técnica e a declaração UE de conformidade à disposição das autoridades de fiscalização do mercado pelo menos durante dez anos a contar da data de colocação no mercado ou da entrada em serviço da máquina ou do produto conexo. Quando pertinente, o código-fonte ou a lógica de programação incluídos na documentação técnica devem ser disponibilizados às autoridades nacionais competentes mediante pedido fundamentado das mesmas, se esse código-fonte ou lógica de programação for necessário para que as referidas autoridades possam verificar a conformidade com os requisitos essenciais de saúde e de segurança previstos no anexo III.”
«Manter à disposição de» é uma fasquia mais baixa do que a que o manual tem de vencer. Este processo não vai para a internet nem vai para os utilizadores; tem de poder ser apresentado às autoridades de fiscalização do mercado mediante pedido. Um armário fechado à chave chega. Um armário fechado à chave cuja chave saiu com um trabalhador em 2029, não.
A segunda metade desse número salta-se com facilidade e merece segunda leitura: quando for pertinente, o código-fonte ou a lógica de programação constantes do processo têm de ser disponibilizados às autoridades nacionais competentes mediante pedido fundamentado, se lhes forem necessários para verificar os requisitos essenciais. Numa máquina cuja segurança depende de software, o processo contém coisas que um arquivo de desenhos não tem.
Três partes, três versões da mesma obrigação
“Durante pelo menos 10 anos após a data de colocação da máquina ou produto conexo no mercado, os importadores mantêm um exemplar da declaração UE de conformidade à disposição das autoridades de fiscalização do mercado e asseguram que a documentação técnica prevista na parte A do anexo IV lhes pode ser facultada mediante pedido.”
Um importador não tem de guardar a documentação técnica. Tem de conservar um exemplar da declaração e ser capaz de disponibilizar a documentação técnica mediante pedido - o que na prática significa uma via contratual de regresso a um fabricante que pode estar noutro continente e que nada lhe deve assim que a relação comercial termina.
“Manter à disposição das autoridades nacionais de fiscalização do mercado a documentação técnica e a declaração UE de conformidade da máquina e produtos conexos ou a declaração UE de incorporação da quase-máquina durante pelo menos 10 anos após a data de colocação do produto no mercado;”
Um mandatário guarda-a, sim. É o núcleo do mandato e a única tarefa que dele não se pode retirar. Repare no que o artigo 12.º, n.º 1, exclui: elaborar o processo nunca faz parte do mandato de um mandatário. Guardá-lo sim; produzi-lo não.
Não é o manual, e os relógios não são os mesmos
Três documentos, três regras de conservação, e são rotineiramente fundidos numa ideia errada de «guardar tudo dez anos». O manual está em linha, para os utilizadores, pela vida útil prevista e pelo menos dez anos. A declaração está em linha se for digital, com o seu próprio relógio. A documentação técnica não está em linha de todo, é só para as autoridades, e corre dez anos a contar da colocação no mercado ou da entrada em serviço. O guia sobre a disponibilidade de dez anos separa os três como deve ser.
O que este guia não abrange
O que entra no processo está no anexo IV, parte A, e para as quase-máquinas na parte B - uma longa lista de desenhos, cálculos, resultados de ensaios, a avaliação de riscos e as normas aplicadas. Construir um é trabalho de engenharia, não de alojamento, e reproduzir aqui o anexo não ajudaria ninguém. Leia o texto oficial, ou pergunte a um organismo notificado.
É aqui que vive esta documentação
Carregue os manuais e as declarações que já tem e recebe um código QR, o ficheiro da placa e um endereço permanente, em cada idioma para o qual vende. As revisões publicadas nunca são eliminadas, pelo que o que servia em 2027 continua demonstrável em 2037.