Obrigações dos importadores e dos mandatários
Os importadores e os mandatários têm a sua própria obrigação de documentação de dez anos ao abrigo do Regulamento (UE) 2023/1230, separada da do fabricante, e sobrevive à relação com o fornecedor.
A maior parte do que se escreve sobre o Regulamento (UE) 2023/1230 dirige-se aos fabricantes. Se importa máquinas para a União, ou atua como mandatário de um fabricante de fora dela, tem obrigações próprias. Não são herdadas do seu fornecedor e não terminam quando a máquina é entregue.
Cada máquina tem de chegar com as suas instruções
“Os importadores asseguram que a máquina ou produto conexo sejam acompanhados das instruções de utilização e informações referidas no artigo 10. o , n. o 7.”
Esta é uma obrigação de verificar, não apenas de encaminhar. Se um fornecedor de outro país expedir uma máquina cuja placa não traz qualquer forma de chegar às instruções, ou cujas instruções não estão num idioma que o país de destino aceite, a falha é tanto sua como dele.
Dez anos de documentação, do seu lado
“Durante pelo menos 10 anos após a data de colocação da máquina ou produto conexo no mercado, os importadores mantêm um exemplar da declaração UE de conformidade à disposição das autoridades de fiscalização do mercado e asseguram que a documentação técnica prevista na parte A do anexo IV lhes pode ser facultada mediante pedido.”
Os dez anos medem-se a partir da colocação no mercado, por máquina. Uma relação com um fornecedor que termina em 2029 não termina a obrigação relativa a tudo o que foi importado antes. Nem o fecho de um fornecedor o faz, e é precisamente esse o cenário para o qual vale a pena planear, porque é exatamente então que os documentos se tornam difíceis de obter.
Os mandatários também a têm
“Manter à disposição das autoridades nacionais de fiscalização do mercado a documentação técnica e a declaração UE de conformidade da máquina e produtos conexos ou a declaração UE de incorporação da quase-máquina durante pelo menos 10 anos após a data de colocação do produto no mercado;”
Um fabricante pode designar um mandatário por mandato escrito e confiar-lhe esta tarefa. Note o que não pode ser delegado: as obrigações do artigo 10.º, n.º 1, e do artigo 11.º, n.º 1, e a própria elaboração da documentação técnica, permanecem com o fabricante.
O que isto significa na prática
Um importador que representa uma dúzia de fornecedores gere um arquivo de documentação, tenha alguém chamado assim ou não. Tem de sobreviver a mudanças de pessoal, mudanças de fornecedor e a uma década de decisões informáticas, e tem de poder ser apresentado a pedido em vez de apenas existir em algum lugar.
A falha prática raramente é que os ficheiros se perderam. É que anos depois ninguém consegue dizer qual foi o ficheiro que seguiu com uma determinada máquina, em que idiomas, e a partir de que endereço.
É aqui que vive esta documentação
Carregue os manuais e as declarações que já tem e recebe um código QR, o ficheiro da placa e um endereço permanente, em cada idioma para o qual vende. As revisões publicadas nunca são eliminadas, pelo que o que servia em 2027 continua demonstrável em 2037.