Instruções digitais: o que é permitido e em que condições
As instruções podem ser digitais ao abrigo do Regulamento (UE) 2023/1230, mas apenas se o modelo for identificável, o acesso estiver marcado na máquina, o utilizador puder imprimir e guardar uma cópia, e se mantiverem em linha durante pelo menos dez anos.
Com a antiga Diretiva Máquinas, as instruções viajavam com a máquina em papel. Desde o Regulamento (UE) 2023/1230 podem ser digitais, e essa é a mudança de que a maioria dos construtores de máquinas ouviu falar. O que passa ao lado é que a permissão vem com quatro condições e que todas as quatro têm de valer ao mesmo tempo.
“Os fabricantes asseguram que as máquinas ou produtos conexos sejam acompanhados das instruções de utilização e das informações previstas no anexo III. As instruções podem ser disponibilizadas em formato digital. Essas informações e instruções devem descrever com clareza o modelo de produto a que dizem respeito.”
O modelo tem de ser identificável a partir das instruções
A obrigação de descrever o modelo do produto lê-se depressa e pesa a sério. Uma ligação para uma página geral de apoio, ou para uma pasta de manuais de uma família de produtos, não descreve o modelo a que corresponde. A página a que o utilizador chega tem de ser inequívoca sobre a máquina, e sobre a versão dela, a que o documento pertence.
Uma via de acesso, marcada na máquina
“Assinalar na máquina ou produto conexo ou, se tal não for possível, na respetiva embalagem ou num documento que acompanhe a máquina, como aceder às instruções em formato digital;”
Na prática é um código QR e um endereço impresso na placa de características. A formulação admite a embalagem ou um documento de acompanhamento apenas onde não é possível marcar a máquina, pelo que a placa é a regra e a solução alternativa precisa de uma razão.
O utilizador tem de poder guardar uma cópia
“Apresentar essas instruções num formato que permita ao utilizador imprimi-las e guardá-las num dispositivo eletrónico, de forma a poder consultá-las sempre que o desejar, e especialmente durante uma avaria da máquina ou produto conexo; este requisito também se aplica quando as instruções de utilização estiverem incorporadas no software da máquina ou produto conexo;”
A razão dada no texto é a parte útil: durante uma avaria. Um visualizador que transmite páginas em fluxo, uma barreira de autenticação, ou um portal que exige uma ligação de rede a funcionar falham todos aqui, não por serem produtos maus mas porque o momento em que as instruções mais contam é o momento em que a máquina parou e a pessoa à frente dela pode não ter nada.
Dez anos, no mínimo
“Disponibilizá-las em linha durante o tempo previsível de vida da máquina ou produto conexo, e pelo menos durante 10 anos após a respetiva colocação no mercado.”
Note que é um mínimo, não um máximo. Se a vida prevista da máquina for de vinte anos, a obrigação é de vinte anos. O prazo corre além disso por cada unidade colocada no mercado, pelo que um modelo produzido de 2027 a 2035 leva a sua obrigação muito depois do fim da produção.
O papel não desapareceu
Duas obrigações sobrevivem à passagem ao digital, e ambas são habitualmente lidas como mais amplas ou mais estreitas do que são.
“Porém, a pedido do utilizador no momento da aquisição, o fabricante disponibiliza gratuitamente, no prazo de um mês, as instruções de utilização impressas.”
Este é um direito exercido no momento da compra, não um direito permanente de exigir papel em qualquer momento da década seguinte. Ainda assim tem de ser cumprido, gratuitamente, no prazo de um mês.
“No caso de uma máquina ou de um produto conexo destinado a utilizadores não profissionais, ou que possa ser utilizado, em condições razoavelmente previsíveis, por utilizadores não profissionais, mesmo que não lhes seja destinado, o fabricante disponibiliza, em formato impresso, a informação de segurança essencial para a entrada em serviço da máquina ou produto conexo e para poder utilizá-los em segurança.”
Se for plausível que um utilizador não profissional venha a operar a máquina, a informação de segurança essencial segue em papel, independentemente daquilo que aloje. A entrega digital não elimina isso.
E a obrigação linguística aplica-se a tudo isto
“As instruções de utilização, a informação de segurança e as informações previstas no anexo III são apresentadas numa língua que possa ser facilmente compreendida pelos utilizadores, determinada pelo Estado-Membro em causa, e devem ser claras, compreensíveis e legíveis.”
O idioma é fixado pelo Estado-Membro em que a máquina é colocada no mercado, não pelo fabricante. Vender um modelo em oito países significa que as instruções existem nos idiomas que esses oito países determinarem, e um endereço digital tem de levar cada utilizador ao seu.
É aqui que vive esta documentação
Carregue os manuais e as declarações que já tem e recebe um código QR, o ficheiro da placa e um endereço permanente, em cada idioma para o qual vende. As revisões publicadas nunca são eliminadas, pelo que o que servia em 2027 continua demonstrável em 2037.