L’obbligo di disponibilita decennale e le sue tre versioni diverse
Istruzioni per l’uso, dichiarazione di conformita e dichiarazione di incorporazione hanno ciascuna la propria regola di conservazione nel regolamento (UE) 2023/1230, e il termine decorre per macchina invece che per documento.
La cifra dei dieci anni compare in tre punti distinti del regolamento (UE) 2023/1230, e i tre non sono la stessa regola. Confonderli e il modo in cui un archivio finisce per conservare troppo o, peggio, per essere svuotato troppo presto.
Istruzioni per l’uso
“renderle accessibili online durante il ciclo di vita previsto della macchina o del prodotto correlato e per un periodo di almeno 10 anni dopo l’immissione sul mercato della macchina o del prodotto correlato.”
Due condizioni unite da "e". La vita prevista e la misura principale e i dieci anni sono il minimo sotto di essa. Per macchine con venti o trent’anni di servizio, vale la cifra piu lunga.
Dichiarazione di conformita
“Le dichiarazioni di conformità UE digitali sono rese accessibili online per il ciclo di vita previsto della macchina o del prodotto correlato e, in ogni caso, per un periodo di almeno 10 anni dopo l'immissione sul mercato o la messa in servizio della macchina o del prodotto correlato.”
Stessa struttura delle istruzioni, con un’aggiunta da notare: la messa in servizio e citata accanto all’immissione sul mercato, quindi per macchine costruite e messe in servizio invece che vendute a magazzino, puo essere la data successiva a far partire il termine.
Dichiarazione di incorporazione
“Le dichiarazioni di incorporazione UE digitali sono rese accessibili online per un periodo di almeno 10 anni dopo l'immissione sul mercato della quasi-macchina.”
Qui la clausola sulla vita prevista manca. Per le quasi-macchine l’obbligo e dieci anni secchi. E questa la regola che piu spesso viene scritta in una procedura come se corrispondesse alle altre due.
Il termine decorre per macchina, non per documento
E il dettaglio che decide come va costruito un archivio. Un modello prodotto dal 2027 al 2035 non ha una sola scadenza. L’ultima unita spedita nel 2035 porta i suoi dieci anni, che arrivano al 2045, e se la vita prevista di quella macchina e piu lunga, lo e anche l’obbligo.
In pratica questo significa che la conservazione non puo essere guidata dalla data di pubblicazione. Va guidata, al piu presto, da quando e finita la produzione di quella versione, e per la maggior parte dei fabbricanti la scelta sensata e semplicemente non rimuovere mai nulla. Lo spazio costa poco. Non poter produrre un documento per una macchina ancora in servizio no.
Cosa deve significare davvero disponibilita
"Accessibile online" svolge un lavoro silenzioso in tutti e tre gli articoli. Un URL che funziona oggi ma si rompe nel 2031 durante una migrazione del sito non e stato disponibile dieci anni, ne e stato disponibile quattro. La prova pratica e se l’indirizzo stampato su una macchina nel 2027 risponde ancora, invariato, dopo ogni cambio di marchio, di CMS e ogni decisione di hosting nel frattempo.
È qui che vive questa documentazione
Caricate i manuali e le dichiarazioni che avete già e ottenete un codice QR, il file della targhetta e un indirizzo permanente, in ogni lingua in cui vendete. Le revisioni pubblicate non vengono mai cancellate, così quello che servivate nel 2027 è ancora dimostrabile nel 2037.