Il mandato del mandatario, e che cosa non può contenere
Un fabbricante può nominarne uno con mandato scritto. Progettare la macchina e redigere la documentazione tecnica non si delegano mai, e l’obbligo decennale di custodire il fascicolo sopravvive al contratto che lo ha creato.
Il mandatario è il ruolo descritto male più spesso, di solito come "il nostro ufficio UE" o "la società che segue il nostro CE". Non è né l’uno né l’altro. È una nomina precisa, con dietro un atto scritto, un minimo di compiti che il regolamento impone a quell’atto di consentire, e un massimo di compiti che gli vieta di contenere.
“Il fabbricante di un prodotto rientrante nell'ambito di applicazione del presente regolamento può nominare, mediante mandato scritto, un mandatario.”
Per iscritto, ed è facoltativo
"Può" non è "deve". A differenza di altra normativa di armonizzazione dell’Unione, il regolamento (UE) 2023/1230 non obbliga un fabbricante stabilito fuori dall’Unione a nominare un mandatario. Ciò che fa è definire che cosa sia un mandatario quando ne avete nominato uno, e la nomina deve essere un mandato scritto, non una prassi consolidata né un’intesa fra due imprese.
Che cosa il mandato non può contenere
“Gli obblighi di cui all'articolo 10, paragrafo 1, e all'articolo 11, paragrafo 1, e l'obbligo di stesura della documentazione tecnica di cui all'allegato IV non rientrano nel mandato del mandatario.”
È la frase da leggere due volte. Progettare e costruire la macchina conformemente ai requisiti essenziali di sicurezza e di tutela della salute, e redigere la documentazione tecnica, non possono mai essere spostati su un mandatario. Un mandatario che si offre di "redigere il vostro fascicolo tecnico" offre qualcosa che il regolamento dice non poter ricadere su di lui come obbligo delegato. Nel senso commerciale ordinario può naturalmente aiutare a comporlo; l’obbligo resta comunque del fabbricante.
Il minimo che il mandato deve raggiungere
“Il mandatario esegue i compiti specificati nel mandato ricevuto dal fabbricante. Il mandato consente al mandatario di svolgere almeno i compiti seguenti:”
"Almeno" è ciò che fa il lavoro qui. Un mandato può essere più ampio. Non può essere più stretto di questi tre compiti, quindi un mandato che ne omette silenziosamente uno non riduce l’obbligo: descrive una nomina che non soddisfa l’articolo 12, paragrafo 2.
“mantenere a disposizione delle autorità nazionali di vigilanza del mercato la documentazione tecnica e la dichiarazione di conformità UE per le macchine e i prodotti correlati o la dichiarazione di incorporazione UE per le quasi-macchine per un periodo di almeno 10 anni dalla data in cui il prodotto è stato immesso sul mercato;”
“a seguito di una richiesta motivata da parte di un'autorità nazionale competente, fornire a tale autorità tutte le informazioni e la documentazione necessarie per dimostrare la conformità del prodotto rientrante nell'ambito di applicazione del presente regolamento, in formato cartaceo o digitale;”
Il terzo è la cooperazione con le autorità nazionali competenti su qualsiasi azione volta a eliminare i rischi presentati da un prodotto coperto dal mandato.
Dieci anni sopravvivono al contratto
L’obbligo di conservazione della lettera a) corre almeno dieci anni dopo l’immissione del prodotto sul mercato. Si conta dal prodotto, non dall’accordo, e quindi non finisce quando finisce il contratto di rappresentanza, quando il fabbricante nomina qualcun altro, o quando il fabbricante cessa l’attività. Chi ha assunto questo ruolo per un fornitore poi diventato silenzioso lo sa già; chi sta per assumerlo dovrebbe metterlo a prezzo.
È inoltre lo stesso obbligo decennale che un importatore porta ai sensi dell’articolo 13, paragrafo 8, ed è per questo che questo sito tratta i due ruoli insieme: qualunque sia il rapporto commerciale, l’obbligo che atterra è avere ancora i documenti, fra dieci anni, per macchine costruite da qualcun altro.
Che cosa questa guida non copre
Se vi serva o meno un mandatario, che cosa dovrebbe dire un mandato oltre il minimo dell’articolo 12, paragrafo 2, e come il ruolo si intrecci con il regolamento (UE) 2019/1020 sulla vigilanza del mercato sono domande per un avvocato e non per noi. Il testo citato sopra è riprodotto dalla Gazzetta ufficiale perché possiate portarglielo.
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