La documentazione tecnica: chi la conserva e per quanto tempo
L’allegato IV, parte A, si redige prima che la macchina vada sul mercato e si conserva per almeno dieci anni dopo. Importatori e mandatari portano la loro versione di quell’obbligo, e nulla di tutto ciò è il manuale.
La documentazione tecnica è il fascicolo che prova che la macchina è stata progettata e costruita secondo i requisiti essenziali di sicurezza e di tutela della salute. È il documento meno visibile del regolamento, perché a differenza delle istruzioni e della dichiarazione non viaggia mai con la macchina e nessun cliente lo chiede mai. È anche quello con la coda più lunga.
“Prima dell'immissione sul mercato o della messa in servizio di una macchina o di un prodotto correlato, i fabbricanti redigono la documentazione tecnica di cui all'allegato IV, parte A, ed eseguono o fanno eseguire la pertinente procedura di valutazione della conformità di cui all'articolo 25.”
Prima, non dopo
La sequenza di quella frase è il punto. Il fascicolo viene redatto, poi la valutazione della conformità viene svolta su di esso, poi si firma la dichiarazione, poi si appone la marcatura CE. Un fascicolo messo insieme dopo la spedizione della macchina, per rispondere alla domanda di un’autorità, non è ciò che il regolamento descrive.
Dieci anni a disposizione delle autorità
“I fabbricanti mantengono la documentazione tecnica e la dichiarazione di conformità UE a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato per un periodo di almeno 10 anni dalla data di immissione sul mercato o dalla messa in servizio della macchina o del prodotto correlato. Se pertinente, il codice sorgente o la logica di programmazione integrati nella documentazione tecnica, su richiesta motivata da parte delle autorità nazionali competenti, sono messi a disposizione di tali autorità a condizione che tale codice sorgente o logica di programmazione siano necessari affinché esse siano in grado di verificare il rispetto dei requisiti essenziali di sicurezza e di tutela della salute di cui all'allegato III.”
«Tenere a disposizione» è un’asticella più bassa di quella che le istruzioni devono superare. Questo fascicolo non va online e non va agli utilizzatori; deve poter essere prodotto alle autorità di vigilanza del mercato su richiesta. Un armadio chiuso a chiave basta. Un armadio chiuso a chiave la cui chiave se n’è andata con un dipendente nel 2029, no.
La seconda metà di quel paragrafo si salta facilmente e merita una seconda lettura: ove pertinente, il codice sorgente o la logica di programmazione contenuti nel fascicolo devono essere messi a disposizione delle autorità nazionali competenti su richiesta motivata, se servono loro per verificare i requisiti essenziali. Per una macchina la cui sicurezza dipende dal software, il fascicolo contiene cose che un archivio di disegni non ha.
Tre soggetti, tre versioni dello stesso obbligo
“Gli importatori mantengono una copia della dichiarazione di conformità UE a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato per un periodo di almeno 10 anni dalla data di immissione sul mercato della macchina o del prodotto correlato e si accertano che la documentazione tecnica di cui all'allegato IV, parte A, possa essere resa disponibile a tali autorità su loro richiesta.”
Un importatore non deve custodire la documentazione tecnica. Deve conservare una copia della dichiarazione ed essere in grado di rendere disponibile la documentazione tecnica su richiesta - il che in pratica significa una via contrattuale verso un fabbricante che può trovarsi in un altro continente e che non vi deve più nulla una volta cessato il rapporto commerciale.
“mantenere a disposizione delle autorità nazionali di vigilanza del mercato la documentazione tecnica e la dichiarazione di conformità UE per le macchine e i prodotti correlati o la dichiarazione di incorporazione UE per le quasi-macchine per un periodo di almeno 10 anni dalla data in cui il prodotto è stato immesso sul mercato;”
Un mandatario invece la custodisce. È il cuore del mandato e l’unico compito che non si può scrivere fuori. Si noti ciò che l’articolo 12, paragrafo 1, esclude: redigere il fascicolo non fa mai parte del mandato di un mandatario. Custodirlo sì; produrlo no.
Non è il manuale, e gli orologi non sono gli stessi
Tre documenti, tre regole di conservazione, e vengono regolarmente fusi in un’unica idea sbagliata di «tenere tutto dieci anni». Le istruzioni sono online, per gli utilizzatori, per la durata di vita prevista e almeno dieci anni. La dichiarazione è online se è digitale, con il proprio orologio. La documentazione tecnica non è online affatto, è solo per le autorità, e corre dieci anni dall’immissione sul mercato o dalla messa in servizio. La guida sulla disponibilità decennale separa i tre come si deve.
Che cosa questa guida non copre
Che cosa va nel fascicolo sta nell’allegato IV, parte A, e per le quasi macchine nella parte B - un lungo elenco di disegni, calcoli, risultati di prove, la valutazione del rischio e le norme applicate. Costruirne uno è lavoro di ingegneria, non di hosting, e riprodurre qui l’allegato non aiuterebbe nessuno. Leggete il testo ufficiale, o rivolgetevi a un organismo notificato.
È qui che vive questa documentazione
Caricate i manuali e le dichiarazioni che avete già e ottenete un codice QR, il file della targhetta e un indirizzo permanente, in ogni lingua in cui vendete. Le revisioni pubblicate non vengono mai cancellate, così quello che servivate nel 2027 è ancora dimostrabile nel 2037.