Obblighi di importatori e mandatari
Importatori e mandatari hanno un proprio obbligo decennale di documentazione ai sensi del regolamento (UE) 2023/1230, distinto da quello del fabbricante, e sopravvive al rapporto di fornitura.
La maggior parte di cio che si scrive sul regolamento (UE) 2023/1230 si rivolge ai fabbricanti. Se importi macchine nell’Unione, o agisci come mandatario per un fabbricante esterno, hai obblighi tuoi. Non li erediti dal tuo fornitore e non finiscono quando la macchina viene consegnata.
Ogni macchina deve arrivare con le sue istruzioni
“Gli importatori garantiscono che la macchina o il prodotto correlato siano accompagnati dalle istruzioni per l'uso e dalle informazioni di cui all'articolo 10, paragrafo 7.”
E un obbligo di verificare, non solo di inoltrare. Se un fornitore di un altro paese spedisce una macchina la cui targa non porta alcun modo per raggiungere le istruzioni, o le cui istruzioni non sono in una lingua accettata dal paese di destinazione, la lacuna e tua quanto sua.
Dieci anni di documentazione, dalla tua parte
“Gli importatori mantengono una copia della dichiarazione di conformità UE a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato per un periodo di almeno 10 anni dalla data di immissione sul mercato della macchina o del prodotto correlato e si accertano che la documentazione tecnica di cui all'allegato IV, parte A, possa essere resa disponibile a tali autorità su loro richiesta.”
I dieci anni si misurano dall’immissione sul mercato, per macchina. Un rapporto di fornitura che finisce nel 2029 non chiude l’obbligo per tutto cio che e stato importato prima. Nemmeno la chiusura di un fornitore, ed e proprio lo scenario da prevedere, perche e esattamente allora che i documenti diventano difficili da ottenere.
Anche i mandatari lo portano
“mantenere a disposizione delle autorità nazionali di vigilanza del mercato la documentazione tecnica e la dichiarazione di conformità UE per le macchine e i prodotti correlati o la dichiarazione di incorporazione UE per le quasi-macchine per un periodo di almeno 10 anni dalla data in cui il prodotto è stato immesso sul mercato;”
Un fabbricante puo nominare un mandatario con mandato scritto e affidargli questo compito. Nota cosa non si puo delegare: gli obblighi dell’articolo 10, paragrafo 1 e dell’articolo 11, paragrafo 1, e la redazione della documentazione tecnica stessa, restano al fabbricante.
Cosa significa in pratica
Un importatore che rappresenta una dozzina di fornitori gestisce un archivio di documentazione, che qualcuno lo chiami cosi o no. Deve sopravvivere ai cambi di personale, ai cambi di fornitore e a un decennio di decisioni informatiche, e deve poter essere prodotto su richiesta invece di esistere soltanto da qualche parte.
Il fallimento pratico raramente e che i file siano andati perduti. E che anni dopo nessuno sappia dire quale file fosse quello spedito con una determinata macchina, in quali lingue, e da quale indirizzo.
È qui che vive questa documentazione
Caricate i manuali e le dichiarazioni che avete già e ottenete un codice QR, il file della targhetta e un indirizzo permanente, in ogni lingua in cui vendete. Le revisioni pubblicate non vengono mai cancellate, così quello che servivate nel 2027 è ancora dimostrabile nel 2037.