La obligación de disponibilidad de diez años y sus tres versiones distintas
Las instrucciones de uso, la declaración de conformidad y la declaración de incorporación tienen cada una su propia regla de conservación en el Reglamento (UE) 2023/1230, y el plazo corre por máquina en lugar de por documento.
La cifra de diez años aparece en tres lugares distintos del Reglamento (UE) 2023/1230, y los tres no son la misma regla. Confundirlos es como un archivo acaba conservando demasiado o, peor, vaciándose demasiado pronto.
Instrucciones de uso
“hará que estén accesibles en línea durante la vida útil prevista de la máquina o el producto relacionado y durante al menos diez años después de la introducción en el mercado de la máquina o el producto relacionado.”
Dos condiciones unidas por "y". La vida prevista es la medida principal y diez años es el suelo por debajo. Para máquinas con veinte o treinta años de servicio, rige la cifra más larga.
Declaración de conformidad
“Las declaraciones UE de conformidad digitales estarán accesibles en línea durante la vida útil prevista de la máquina o el producto relacionado y, en cualquier caso, durante al menos diez años después de la introducción en el mercado o la puesta en servicio de la máquina o el producto relacionado.”
La misma estructura que las instrucciones, con una añadidura que conviene notar: la puesta en servicio se menciona junto a la introducción en el mercado, así que para máquinas que se construyen y se ponen en servicio en lugar de venderse de almacén, puede ser la fecha posterior la que inicie el plazo.
Declaración de incorporación
“Las declaraciones UE de incorporación digitales estarán accesibles en línea durante al menos diez años después de la introducción en el mercado de la cuasi máquina.”
Aquí falta la cláusula de vida prevista. Para las cuasi máquinas la obligación son diez años exactos. Es la que con más frecuencia se escribe en un procedimiento como si coincidiera con las otras dos.
El plazo corre por máquina, no por documento
Es el detalle que decide cómo hay que construir un archivo. Un modelo producido de 2027 a 2035 no tiene una sola fecha límite. La última unidad enviada en 2035 arrastra sus propios diez años, que llegan a 2045, y si la vida prevista de esa máquina es más larga, también lo es la obligación.
En la práctica esto significa que la conservación no puede guiarse por la fecha de publicación. Tiene que guiarse, como muy pronto, por el momento en que terminó la producción de esa versión, y para la mayoría de fabricantes la política sensata es simplemente no retirar nunca nada. El almacenamiento es barato. No poder aportar un documento de una máquina que sigue en servicio, no.
Qué tiene que significar realmente la disponibilidad
"Accesible en línea" hace un trabajo callado en los tres artículos. Una URL que funciona hoy pero se rompe en 2031 durante una migración de la web no estuvo disponible diez años, estuvo disponible cuatro. La prueba práctica es si la dirección impresa en una máquina en 2027 sigue respondiendo, sin cambios, después de cada cambio de marca, de CMS y de cada decisión de alojamiento entretanto.
Aquí es donde vive esta documentación
Suba los manuales y las declaraciones que ya tiene y obtendrá un código QR, el archivo de la placa y una dirección permanente, en cada idioma al que vende. Las revisiones publicadas nunca se eliminan, así que lo que servía en 2027 sigue siendo demostrable en 2037.