Instrucciones de uso digitales: qué se permite y en qué condiciones
Las instrucciones pueden ser digitales conforme al Reglamento (UE) 2023/1230, pero solo si el modelo es identificable, el acceso está marcado en la máquina, el usuario puede imprimir y guardar una copia, y permanecen en línea al menos diez años.
Con la antigua Directiva de máquinas, las instrucciones viajaban con la máquina en papel. Desde el Reglamento (UE) 2023/1230 pueden ser digitales, y ese es el cambio del que la mayoría de los fabricantes de maquinaria ha oído hablar. Lo que se pasa por alto es que el permiso viene con cuatro condiciones, y que las cuatro tienen que cumplirse a la vez.
“Los fabricantes se asegurarán de que las máquinas o los productos relacionados vayan acompañados de las instrucciones de uso y la información especificadas en el anexo III. Las instrucciones podrán proporcionarse en formato digital. Dichas instrucciones e información describirán claramente el modelo de producto al que corresponden.”
El modelo debe ser identificable a partir de las instrucciones
La obligación de describir el modelo de producto se lee por encima y pesa de verdad. Un enlace a una página general de soporte, o a una carpeta de manuales de una familia de productos, no describe el modelo al que corresponde. La página a la que llega el usuario tiene que ser inequívoca sobre qué máquina, y qué versión de ella, corresponde al documento.
Una vía de acceso, marcada en la máquina
“indicará en la máquina o producto relacionado o, cuando esto no sea posible, en su embalaje o en un documento adjunto, la manera de acceder a las instrucciones digitales;”
En la práctica es un código QR y una dirección impresa en la placa de características. La redacción admite el embalaje o un documento acompañante solo donde marcar la máquina no sea posible, así que la placa es la norma y la alternativa necesita un motivo.
El usuario debe poder conservar una copia
“las ofrecerá en un formato que permita al usuario imprimir y descargar las instrucciones de uso y guardarlas en un dispositivo electrónico para que pueda acceder a ellas en todo momento, en particular durante una avería de la máquina o producto relacionado; este requisito también se aplicará cuando las instrucciones de uso estén integradas en el software de la máquina o el producto relacionado;”
El motivo que da el texto es la parte útil: durante una avería. Un visor que transmite páginas, un muro de acceso, o un portal que necesita una conexión de red operativa fallan aquí, no porque sean malos productos sino porque el momento en que las instrucciones más importan es el momento en que la máquina se ha detenido y quien está delante puede no tener nada.
Diez años, como mínimo
“hará que estén accesibles en línea durante la vida útil prevista de la máquina o el producto relacionado y durante al menos diez años después de la introducción en el mercado de la máquina o el producto relacionado.”
Tenga en cuenta que es un suelo, no un techo. Si la vida prevista de la máquina es de veinte años, la obligación es de veinte años. El plazo corre además por cada unidad introducida en el mercado, así que un modelo producido de 2027 a 2035 arrastra su obligación mucho más allá del fin de producción.
El papel no ha desaparecido
Dos obligaciones sobreviven al paso a lo digital, y ambas suelen leerse como más amplias o más estrechas de lo que son.
“No obstante, de solicitarlo el usuario en el momento de la compra, el fabricante proporcionará gratuitamente las instrucciones de uso en formato papel en un plazo máximo de un mes.”
Es un derecho que se ejerce en el momento de la compra, no un derecho permanente a exigir papel en cualquier momento de la década siguiente. Aun así hay que atenderlo, gratis, en el plazo de un mes.
“En el caso de una máquina o producto relacionado destinado a usuarios no profesionales o que, en condiciones razonablemente previsibles, puedan ser utilizados por usuarios no profesionales, aunque no estén destinados a ellos, el fabricante proporcionará, en formato papel, la información de seguridad esencial para la puesta en servicio de la máquina o el producto relacionado y su uso de manera segura.”
Si es plausible que un usuario no profesional acabe manejando la máquina, la información de seguridad esencial va en papel, independientemente de lo que usted aloje. La entrega digital no lo elimina.
Y la obligación lingüística se aplica a todo ello
“Las instrucciones de uso, la información de seguridad y la información que figura en el anexo III se proporcionarán en una lengua fácilmente comprensible para los usuarios, tal como determine el Estado miembro de que se trate, y deberán ser claras, comprensibles y legibles.”
El idioma lo fija el Estado miembro en el que se introduce la máquina en el mercado, no el fabricante. Vender un modelo en ocho países significa que las instrucciones existen en los idiomas que determinen esos ocho países, y una dirección digital tiene que llevar a cada usuario al suyo.
Aquí es donde vive esta documentación
Suba los manuales y las declaraciones que ya tiene y obtendrá un código QR, el archivo de la placa y una dirección permanente, en cada idioma al que vende. Las revisiones publicadas nunca se eliminan, así que lo que servía en 2027 sigue siendo demostrable en 2037.