Obligaciones de importadores y representantes autorizados
Los importadores y los representantes autorizados tienen su propia obligación de documentación de diez años conforme al Reglamento (UE) 2023/1230, separada de la del fabricante, y sobrevive a la relación con el proveedor.
Casi todo lo que se escribe sobre el Reglamento (UE) 2023/1230 se dirige a los fabricantes. Si importa máquinas en la Unión, o actúa como representante autorizado de un fabricante de fuera, tiene obligaciones propias. No se heredan del proveedor y no terminan cuando se entrega la máquina.
Cada máquina debe llegar con sus instrucciones
“Los importadores se asegurarán de que la máquina o el producto relacionado vaya acompañado de las instrucciones de uso y la información a que se refiere el artículo 10, apartado 7.”
Es una obligación de comprobar, no solo de reenviar. Si un proveedor de otro país envía una máquina cuya placa no incluye forma alguna de llegar a las instrucciones, o cuyas instrucciones no están en un idioma que acepte el país de destino, la carencia es tan suya como de él.
Diez años de documentación, de su lado
“Durante al menos diez años después de la introducción de la máquina o del producto relacionado en el mercado, los importadores mantendrán una copia de la declaración UE de conformidad a disposición de las autoridades de vigilancia del mercado y se asegurarán de que dichas autoridades, previa solicitud, puedan disponer de la documentación técnica contemplada en el anexo IV, parte A.”
Los diez años se miden desde la introducción en el mercado, por máquina. Una relación con un proveedor que termina en 2029 no pone fin a la obligación sobre todo lo importado antes. Tampoco lo hace que un proveedor cierre, y ese es justamente el escenario para el que conviene planificar, porque es exactamente entonces cuando los documentos se vuelven difíciles de conseguir.
Los representantes autorizados también la tienen
“mantener la documentación técnica y la declaración UE de conformidad de las máquinas y los productos relacionados o la declaración UE de incorporación de las cuasi máquinas a disposición de las autoridades nacionales de vigilancia del mercado durante al menos diez años después de la introducción del producto en el mercado;”
Un fabricante puede designar un representante autorizado mediante mandato escrito y encomendarle esta tarea. Fíjese en lo que no se puede delegar: las obligaciones del artículo 10, apartado 1 y del artículo 11, apartado 1, y la elaboración de la propia documentación técnica, siguen siendo del fabricante.
Qué significa esto en la práctica
Un importador que representa a una docena de proveedores gestiona un archivo de documentación, lo llame así alguien o no. Tiene que sobrevivir a cambios de personal, cambios de proveedor y una década de decisiones informáticas, y tiene que poder aportarse a requerimiento en lugar de solo existir en algún sitio.
El fallo práctico rara vez es que los archivos se perdieran. Es que años después nadie puede decir qué archivo fue el que se envió con una máquina concreta, en qué idiomas, y desde qué dirección.
Aquí es donde vive esta documentación
Suba los manuales y las declaraciones que ya tiene y obtendrá un código QR, el archivo de la placa y una dirección permanente, en cada idioma al que vende. Las revisiones publicadas nunca se eliminan, así que lo que servía en 2027 sigue siendo demostrable en 2037.