La documentación técnica: quién la guarda y durante cuánto tiempo
El anexo IV, parte A, se elabora antes de que la máquina salga al mercado y se conserva al menos diez años después. Importadores y representantes autorizados llevan su propia versión de esa obligación, y nada de ello es el manual.
La documentación técnica es el expediente que demuestra que la máquina se diseñó y construyó conforme a los requisitos esenciales de seguridad y salud. Es el documento menos visible del Reglamento, porque a diferencia de las instrucciones y de la declaración nunca viaja con la máquina y ningún cliente lo pide jamás. También es el de cola más larga.
“Antes de introducir en el mercado o poner en servicio una máquina o un producto relacionado, los fabricantes elaborarán la documentación técnica que figura en el anexo IV, parte A, y aplicarán o harán aplicar el procedimiento de evaluación de la conformidad pertinente a que se refiere el artículo 25.”
Antes, no después
La secuencia de esa frase es el punto. Se elabora el expediente, luego se lleva a cabo la evaluación de la conformidad contra él, luego se firma la declaración, luego se coloca el marcado CE. Un expediente montado después de salir la máquina, para responder a la pregunta de una autoridad, no es lo que el Reglamento describe.
Diez años a disposición de las autoridades
“Los fabricantes mantendrán la documentación técnica y la declaración UE de conformidad a disposición de las autoridades de vigilancia del mercado durante al menos diez años después de la introducción en el mercado o de la puesta en servicio de la máquina o el producto relacionado. Cuando proceda, el código fuente o la lógica de programación que se incluya en la documentación técnica se pondrá a disposición de las autoridades nacionales competentes, previa petición motivada, siempre que dicho código fuente o lógica de programación sea necesario para que las autoridades nacionales competentes puedan comprobar el cumplimiento de los requisitos esenciales de salud y seguridad que figuran en el anexo III.”
«Tener a disposición de» es un listón más bajo que el que deben superar las instrucciones. Este expediente no se publica ni va a los usuarios; tiene que poder presentarse a las autoridades de vigilancia del mercado cuando lo pidan. Un armario cerrado con llave basta. Un armario cerrado con llave cuya llave se fue con un empleado en 2029, no.
La segunda mitad de ese apartado se salta con facilidad y merece leerse dos veces: cuando sea pertinente, el código fuente o la lógica de programación incluidos en el expediente deben ponerse a disposición de las autoridades nacionales competentes previa solicitud motivada, si los necesitan para comprobar los requisitos esenciales. En una máquina cuya seguridad depende del software, el expediente contiene cosas que un archivo de planos no tiene.
Tres partes, tres versiones de la misma obligación
“Durante al menos diez años después de la introducción de la máquina o del producto relacionado en el mercado, los importadores mantendrán una copia de la declaración UE de conformidad a disposición de las autoridades de vigilancia del mercado y se asegurarán de que dichas autoridades, previa solicitud, puedan disponer de la documentación técnica contemplada en el anexo IV, parte A.”
Un importador no tiene que custodiar la documentación técnica. Tiene que conservar un ejemplar de la declaración y poder poner la documentación técnica a disposición cuando se le pida - lo que en la práctica significa una vía contractual de vuelta a un fabricante que puede estar en otro continente y que no le debe nada en cuanto termina la relación comercial.
“mantener la documentación técnica y la declaración UE de conformidad de las máquinas y los productos relacionados o la declaración UE de incorporación de las cuasi máquinas a disposición de las autoridades nacionales de vigilancia del mercado durante al menos diez años después de la introducción del producto en el mercado;”
Un representante autorizado sí la custodia. Es el núcleo del mandato y la única tarea que no se puede sacar de él. Fíjese en lo que excluye el artículo 12, apartado 1: elaborar el expediente nunca forma parte del mandato de un representante. Custodiarlo sí; producirlo no.
No es el manual, y los relojes no son los mismos
Tres documentos, tres reglas de conservación, y se funden rutinariamente en una idea equivocada de «guardarlo todo diez años». Las instrucciones están en línea, para los usuarios, durante la vida útil prevista y al menos diez años. La declaración está en línea si es digital, con su propio reloj. La documentación técnica no está en línea en absoluto, es solo para las autoridades, y corre diez años desde la introducción en el mercado o la puesta en servicio. La guía sobre la disponibilidad de diez años separa las tres como corresponde.
Lo que esta guía no cubre
Qué va en el expediente está en el anexo IV, parte A, y para las cuasi máquinas en la parte B - una lista larga de planos, cálculos, resultados de ensayos, la evaluación de riesgos y las normas aplicadas. Montar uno es trabajo de ingeniería, no de alojamiento, y reproducir aquí el anexo no ayudaría a nadie. Lea el texto oficial, o pregunte a un organismo notificado.
Aquí es donde vive esta documentación
Suba los manuales y las declaraciones que ya tiene y obtendrá un código QR, el archivo de la placa y una dirección permanente, en cada idioma al que vende. Las revisiones publicadas nunca se eliminan, así que lo que servía en 2027 sigue siendo demostrable en 2037.