El mandato del representante autorizado, y lo que no puede contener
Un fabricante puede designar uno mediante mandato escrito. Diseñar la máquina y elaborar la documentación técnica no se delegan nunca, y la obligación de diez años de custodiar el expediente sobrevive al contrato que la creó.
El representante autorizado es el papel que peor se describe, normalmente como "nuestra oficina en la UE" o "la empresa que lleva nuestro CE". No es ninguna de las dos cosas. Es una designación concreta con un instrumento escrito detrás, un suelo de tareas que el Reglamento exige que ese instrumento permita, y un techo de tareas que le prohíbe contener.
“Los fabricantes de un producto incluido en el ámbito de aplicación del presente Reglamento podrán designar, mediante mandato escrito, un representante autorizado.”
Por escrito, y es voluntario
"Podrá" no es "deberá". A diferencia de otra legislación de armonización de la Unión, el Reglamento (UE) 2023/1230 no obliga a un fabricante de fuera de la Unión a designar un representante. Lo que hace es definir qué es un representante cuando usted ha designado uno, y la designación tiene que ser un mandato escrito, no una práctica consolidada ni un entendimiento entre dos empresas.
Lo que el mandato no puede contener
“Las obligaciones establecidas en el artículo 10, apartado 1, y en el artículo 11, apartado 1, y la obligación de elaborar la documentación técnica que figura en el anexo IV no formarán parte del mandato del representante autorizado.”
Esta es la frase para leer dos veces. Diseñar y fabricar la máquina conforme a los requisitos esenciales de seguridad y salud, y elaborar la documentación técnica, no pueden trasladarse nunca a un representante. Un representante que ofrece "elaborar su expediente técnico" ofrece algo que el Reglamento dice que no puede recaer en él como obligación delegada. Por supuesto puede ayudar a compilarlo, en el sentido comercial corriente; la obligación sigue siendo del fabricante en cualquier caso.
El suelo que el mandato tiene que alcanzar
“Los representantes autorizados realizarán las tareas especificadas en el mandato recibido del fabricante. El mandato deberá permitir al representante autorizado realizar como mínimo las tareas siguientes:”
"Como mínimo" es lo que hace el trabajo aquí. Un mandato puede ser más amplio. No puede ser más estrecho que estas tres tareas, de modo que un mandato que omite calladamente una no reduce la obligación: describe una designación que no cumple el artículo 12, apartado 2.
“mantener la documentación técnica y la declaración UE de conformidad de las máquinas y los productos relacionados o la declaración UE de incorporación de las cuasi máquinas a disposición de las autoridades nacionales de vigilancia del mercado durante al menos diez años después de la introducción del producto en el mercado;”
“previa solicitud motivada de la autoridad nacional competente, proporcionarle toda la información y documentación necesarias para demostrar la conformidad del producto incluido en el ámbito de aplicación del presente Reglamento, en formato papel o en formato digital;”
La tercera es la cooperación con las autoridades nacionales competentes en cualquier medida adoptada para eliminar los riesgos que presente un producto cubierto por el mandato.
Diez años sobreviven al contrato
La obligación de conservación de la letra a) corre al menos diez años tras la introducción del producto en el mercado. Se cuenta desde el producto, no desde el acuerdo, así que no termina cuando termina el contrato de representación, cuando el fabricante designa a otro, o cuando el fabricante deja de operar. Quien haya asumido este papel para un proveedor que ha dejado de responder ya lo sabe; quien esté a punto de asumirlo debería ponerle precio.
Es además la misma obligación de diez años que lleva un importador en virtud del artículo 13, apartado 8, y por eso este sitio trata los dos papeles juntos: sea cual sea la relación comercial, la obligación que aterriza es seguir teniendo los documentos, dentro de una década, para máquinas que construyó otro.
Lo que esta guía no cubre
Si necesita siquiera un representante, qué debería decir un mandato más allá del suelo del artículo 12, apartado 2, y cómo encaja este papel con el Reglamento (UE) 2019/1020 de vigilancia del mercado son preguntas para un abogado y no para nosotros. El texto citado arriba está reproducido del Diario Oficial para que pueda llevárselo.
Aquí es donde vive esta documentación
Suba los manuales y las declaraciones que ya tiene y obtendrá un código QR, el archivo de la placa y una dirección permanente, en cada idioma al que vende. Las revisiones publicadas nunca se eliminan, así que lo que servía en 2027 sigue siendo demostrable en 2037.