L’obligation de disponibilité de dix ans, et ses trois versions différentes
La notice d’instructions, la déclaration de conformité et la déclaration d’incorporation ont chacune leur propre règle de conservation au titre du règlement (UE) 2023/1230, et le délai court par machine plutôt que par document.
Le chiffre de dix ans apparaît à trois endroits distincts du règlement (UE) 2023/1230, et les trois ne sont pas la même règle. Les confondre, c’est ainsi qu’une archive finit soit trop conservée, soit, pire, vidée trop tôt.
Notice d’instructions
“la rend accessible en ligne pendant toute la durée de vie prévue de la machine ou du produit connexe et pendant une durée d’au moins dix ans après la mise sur le marché de la machine ou du produit connexe.”
Deux conditions reliées par « et ». La durée de vie prévue est la mesure première et dix ans est le plancher en dessous. Pour des machines dont la durée de service est de vingt ou trente ans, c’est le chiffre le plus long qui gouverne.
Déclaration de conformité
“Les déclarations UE de conformité numériques sont rendues accessibles en ligne pendant toute la durée de vie prévue de la machine ou du produit connexe et, quoi qu’il arrive, pendant une durée d’au moins dix ans après la mise sur le marché ou la mise en service de la machine ou du produit connexe.”
Même structure que pour la notice, avec un ajout qui mérite d’être noté : la mise en service est citée à côté de la mise sur le marché, de sorte que pour des machines construites et mises en service plutôt que vendues sur stock, c’est la date la plus tardive qui peut lancer le délai.
Déclaration d’incorporation
“Les déclarations UE d’incorporation sont rendues accessibles en ligne pendant une durée d’au moins dix ans après la mise sur le marché des quasi-machines.”
Ici la clause de durée de vie prévue est absente. Pour les quasi-machines, l’obligation est de dix ans tout court. C’est celle qui est le plus souvent écrite dans une procédure comme si elle correspondait aux deux autres.
Le délai court par machine, pas par document
C’est le détail qui décide de la façon dont une archive doit être construite. Un modèle produit de 2027 à 2035 n’a pas une seule échéance. La dernière unité expédiée en 2035 porte ses propres dix ans, qui courent jusqu’en 2045, et si la durée de vie prévue de cette machine est plus longue, l’obligation l’est aussi.
En pratique, cela signifie que la conservation ne peut pas être pilotée par la date de publication. Elle doit être pilotée, au plus tôt, par la fin de production de cette version, et pour la plupart des fabricants la politique sensée est simplement de ne jamais rien retirer. Le stockage coûte peu. Ne pas pouvoir produire un document pour une machine encore en service, non.
Ce que la disponibilité doit vraiment signifier
« Accessible en ligne » fait un travail discret dans les trois articles. Une URL qui répond aujourd’hui mais casse en 2031 lors d’une migration de site n’a pas été disponible dix ans, elle l’a été quatre. Le test pratique est de savoir si l’adresse imprimée sur une machine en 2027 répond encore, inchangée, après chaque changement de marque, chaque changement de CMS et chaque décision d’hébergement entre-temps.
C’est ici que vit cette documentation
Téléversez les notices et les déclarations que vous avez déjà et vous obtenez un QR code, un visuel de plaque et une adresse permanente, dans chaque langue où vous vendez. Les révisions publiées ne sont jamais supprimées, de sorte que ce que vous serviez en 2027 reste démontrable en 2037.