Notice d’instructions numérique : ce qui est permis et à quelles conditions
La notice peut être numérique au titre du règlement (UE) 2023/1230, mais seulement si le modèle est identifiable, si l’accès est marqué sur la machine, si l’utilisateur peut imprimer et enregistrer une copie, et si elle reste en ligne au moins dix ans.
Sous l’ancienne directive machines, la notice voyageait avec la machine sur papier. Depuis le règlement (UE) 2023/1230 elle peut être numérique, et c’est le changement dont la plupart des constructeurs ont entendu parler. Ce qu’on oublie, c’est que l’autorisation vient avec quatre conditions, et qu’elles doivent toutes tenir en même temps.
“Les fabricants veillent à ce que les machines ou produits connexes soient accompagnés de la notice d’instructions et des informations prévues à l’annexe III. Les instructions peuvent être fournies en format numérique. Ces instructions et informations décrivent clairement le modèle de produit auquel elles correspondent.”
Le modèle doit être identifiable depuis la notice
L’obligation de décrire le modèle de produit se lit vite et pèse vraiment. Un lien vers une page d’assistance générale, ou vers un dossier de notices pour une famille de produits, ne décrit pas le modèle auquel il correspond. La page que l’utilisateur atteint doit être sans ambiguïté sur la machine, et sur la version de celle-ci, à laquelle le document appartient.
Un accès, marqué sur la machine
“indique sur la machine ou le produit connexe ou, lorsque cela n’est pas possible, sur son emballage ou dans un document d’accompagnement comment accéder à la notice d’instructions numérique;”
En pratique, c’est un code QR et une adresse imprimée sur la plaque signalétique. La formulation n’admet l’emballage ou un document d’accompagnement que là où le marquage de la machine n’est pas possible : la plaque est donc la règle et la solution de repli demande une raison.
L’utilisateur doit pouvoir garder une copie
“présente la notice d’instructions dans un format permettant à l’utilisateur d’imprimer et de télécharger celle-ci et de la sauvegarder sur un appareil électronique afin qu’il puisse y avoir accès à tout moment, notamment lors d’une panne de la machine ou du produit connexe; cette exigence est également applicable lorsque la notice d’instructions est intégrée dans le logiciel de la machine ou du produit connexe;”
La raison donnée dans le texte est la partie utile : pendant une panne. Une visionneuse qui diffuse les pages, un mur d’identification, ou un portail qui exige une connexion réseau en état de marche échouent tous ici, non parce que ce sont de mauvais produits mais parce que le moment où la notice compte le plus est celui où la machine s’est arrêtée et où la personne devant elle n’a peut-être rien.
Dix ans, au minimum
“la rend accessible en ligne pendant toute la durée de vie prévue de la machine ou du produit connexe et pendant une durée d’au moins dix ans après la mise sur le marché de la machine ou du produit connexe.”
Notez que c’est un plancher, pas un plafond. Si la durée de vie prévue de la machine est de vingt ans, l’obligation est de vingt ans. Le délai court en outre par unité mise sur le marché : un modèle produit de 2027 à 2035 porte donc son obligation bien au-delà de la fin de production.
Le papier n’a pas disparu
Deux obligations survivent au passage au numérique, et toutes deux sont couramment lues comme plus larges ou plus étroites qu’elles ne sont.
“Toutefois, à la demande de l’utilisateur au moment de l’achat, le fabricant fournit gratuitement la notice d’instructions sur support papier dans un délai d’un mois.”
C’est un droit exercé au moment de l’achat, pas un droit permanent d’exiger du papier à tout moment au cours de la décennie suivante. Il doit malgré tout être honoré, gratuitement, dans un délai d’un mois.
“Dans le cas de machines ou produits connexes destinés à des utilisateurs non professionnels ou susceptibles, dans des conditions raisonnablement prévisibles, d’être utilisés par des utilisateurs non professionnels même s’ils ne leur sont pas destinés, le fabricant fournit, sur support papier, les informations de sécurité qui sont essentielles pour mettre en service la machine ou le produit connexe et pour l’utiliser en toute sécurité.”
Si un utilisateur non professionnel peut plausiblement se retrouver à faire fonctionner la machine, les informations de sécurité essentielles partent sur papier, quoi que vous hébergiez. La remise numérique n’y change rien.
Et l’obligation linguistique s’applique à tout cela
“La notice d’instructions, les informations de sécurité et les informations énoncées à l’annexe III sont rédigées dans une langue qui puisse être aisément comprise par les utilisateurs, déterminée par l’État membre concerné, et elles sont claires, compréhensibles et lisibles.”
La langue est fixée par l’État membre où la machine est mise sur le marché, pas par le fabricant. Vendre un modèle dans huit pays signifie que la notice existe dans les langues que ces huit pays déterminent, et une adresse numérique doit conduire chaque utilisateur à la sienne.
C’est ici que vit cette documentation
Téléversez les notices et les déclarations que vous avez déjà et vous obtenez un QR code, un visuel de plaque et une adresse permanente, dans chaque langue où vous vendez. Les révisions publiées ne sont jamais supprimées, de sorte que ce que vous serviez en 2027 reste démontrable en 2037.