Le mandat du mandataire, et ce qui ne peut pas y figurer
Un fabricant peut en désigner un par mandat écrit. Concevoir la machine et établir la documentation technique ne se délèguent jamais, et l’obligation de dix ans de détenir le dossier survit au contrat qui l’a créée.
Le mandataire est le rôle le plus souvent mal décrit, en général comme « notre bureau européen » ou « la société qui s’occupe de notre CE ». Ce n’est ni l’un ni l’autre. C’est une désignation précise, avec un instrument écrit derrière, un socle de missions que le règlement impose à cet instrument de permettre, et un plafond de missions qu’il lui interdit de contenir.
“Le fabricant d’un produit relevant du champ d’application du présent règlement peut désigner, par un mandat écrit, un mandataire.”
Par écrit, et facultatif
« Peut » n’est pas « doit ». À la différence de certaines autres législations d’harmonisation de l’Union, le règlement (UE) 2023/1230 n’oblige pas un fabricant établi hors de l’Union à désigner un mandataire. Ce qu’il fait, c’est définir ce qu’est un mandataire lorsque vous en avez désigné un, et la désignation doit être un mandat écrit, et non un usage établi ou une entente entre deux sociétés.
Ce que le mandat ne peut pas contenir
“Les obligations énoncées à l’article 10, paragraphe 1, et à l’article 11, paragraphe 1, et l’obligation d’établir la documentation technique prévue à l’annexe IV ne font pas partie du mandat confié au mandataire.”
Voilà la phrase à lire deux fois. Concevoir et construire la machine conformément aux exigences essentielles de santé et de sécurité, et établir la documentation technique, ne peuvent jamais être transférés à un mandataire. Un mandataire qui propose d’« établir votre dossier technique » propose quelque chose que le règlement dit ne pas pouvoir reposer sur lui à titre d’obligation déléguée. Il peut bien sûr aider à le compiler, au sens commercial ordinaire ; l’obligation reste de toute façon celle du fabricant.
Le socle que le mandat doit atteindre
“Le mandataire exécute les tâches indiquées dans le mandat reçu du fabricant. Le mandat autorise au minimum le mandataire:”
« Au moins » fait tout le travail ici. Un mandat peut être plus large. Il ne peut pas être plus étroit que ces trois missions, de sorte qu’un mandat qui en omet discrètement une ne réduit pas l’obligation : il décrit une désignation qui ne satisfait pas à l’article 12, paragraphe 2.
“à tenir à la disposition des autorités nationales de surveillance du marché la documentation technique et la déclaration UE de conformité pour les machines et produits connexes ou la déclaration UE d’incorporation pour les quasi-machines pendant une durée d’au moins dix ans après la mise sur le marché du produit;”
“sur demande motivée d’une autorité nationale compétente, à communiquer à cette autorité toutes les informations et tous les documents nécessaires pour démontrer la conformité du produit relevant du champ d’application du présent règlement, sur support papier ou en format numérique;”
La troisième est la coopération avec les autorités nationales compétentes sur toute action visant à éliminer les risques présentés par un produit couvert par le mandat.
Dix ans survivent au contrat
L’obligation de conservation du point a) court au moins dix ans après la mise sur le marché du produit. Elle se compte à partir du produit, pas de la convention, et ne prend donc pas fin lorsque le contrat de représentation s’achève, lorsque le fabricant désigne quelqu’un d’autre, ou lorsque le fabricant cesse son activité. Quiconque a pris ce rôle pour un fournisseur devenu silencieux le sait déjà ; quiconque s’apprête à le prendre devrait l’intégrer à son prix.
C’est aussi la même obligation de dix ans que porte un importateur au titre de l’article 13, paragraphe 8, et c’est pourquoi ce site traite les deux rôles ensemble : quelle que soit la relation commerciale, l’obligation qui atterrit est d’avoir encore les documents, dans dix ans, pour des machines construites par quelqu’un d’autre.
Ce que ce guide ne couvre pas
Savoir si vous avez besoin d’un mandataire, ce qu’un mandat devrait dire au-delà du socle de l’article 12, paragraphe 2, et comment ce rôle s’articule avec le règlement (UE) 2019/1020 sur la surveillance du marché sont des questions pour un avocat et non pour nous. Le texte cité ci-dessus est reproduit du Journal officiel pour que vous puissiez le lui apporter.
C’est ici que vit cette documentation
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