Obligations des importateurs et des mandataires
Les importateurs et les mandataires portent leur propre obligation de documentation de dix ans au titre du règlement (UE) 2023/1230, distincte de celle du fabricant, et elle survit à la relation fournisseur.
L’essentiel de ce qui s’écrit sur le règlement (UE) 2023/1230 s’adresse aux fabricants. Si vous importez des machines dans l’Union, ou si vous agissez comme mandataire pour un fabricant établi hors de l’Union, vous portez des obligations qui vous sont propres. Elles ne s’héritent pas de votre fournisseur et elles ne s’arrêtent pas à la livraison de la machine.
Chaque machine doit arriver avec sa notice
“Les importateurs veillent à ce que la machine ou le produit connexe soient accompagnés de la notice d’instructions et des informations visées à l’article 10, paragraphe 7.”
C’est une obligation de vérifier, pas seulement de transmettre. Si un fournisseur d’un autre pays expédie une machine dont la plaque ne porte aucun moyen d’atteindre la notice, ou dont la notice n’est pas dans une langue acceptée par le pays de destination, le manque est le vôtre autant que le sien.
Dix ans de documentation, de votre côté
“Pendant une durée d’au moins dix ans après la mise sur le marché de la machine ou du produit connexe, les importateurs tiennent à la disposition des autorités de surveillance du marché une copie de la déclaration UE de conformité et s’assurent que la documentation technique prévue à l’annexe IV, partie A, peut être mise à la disposition de ces autorités, sur demande.”
Les dix ans se mesurent à partir de la mise sur le marché, par machine. Une relation fournisseur qui se termine en 2029 ne met pas fin à l’obligation pour tout ce qui a été importé avant. Pas davantage la disparition d’un fournisseur, et c’est précisément le scénario à anticiper, car c’est exactement alors que les documents deviennent difficiles à obtenir.
Les mandataires la portent aussi
“à tenir à la disposition des autorités nationales de surveillance du marché la documentation technique et la déclaration UE de conformité pour les machines et produits connexes ou la déclaration UE d’incorporation pour les quasi-machines pendant une durée d’au moins dix ans après la mise sur le marché du produit;”
Un fabricant peut désigner un mandataire par mandat écrit et lui confier cette tâche. Notez ce qui ne peut pas être délégué : les obligations de l’article 10, paragraphe 1 et de l’article 11, paragraphe 1, ainsi que l’établissement de la documentation technique elle-même, restent au fabricant.
Ce que cela signifie en pratique
Un importateur qui représente une douzaine de fournisseurs exploite une archive de documentation, que quelqu’un l’ait appelée ainsi ou non. Elle doit survivre aux changements de personnel, aux changements de fournisseur et à une décennie de décisions informatiques, et elle doit pouvoir être produite sur demande plutôt que simplement exister quelque part.
L’échec pratique est rarement que les fichiers ont été perdus. C’est que des années plus tard personne ne peut dire quel fichier était celui expédié avec une machine donnée, dans quelles langues, et depuis quelle adresse.
C’est ici que vit cette documentation
Téléversez les notices et les déclarations que vous avez déjà et vous obtenez un QR code, un visuel de plaque et une adresse permanente, dans chaque langue où vous vendez. Les révisions publiées ne sont jamais supprimées, de sorte que ce que vous serviez en 2027 reste démontrable en 2037.