La documentation technique : qui la détient, et pour combien de temps
L’annexe IV, partie A, est établie avant la mise sur le marché et conservée au moins dix ans après. Les importateurs et les mandataires portent leur propre version de cette obligation, et rien de tout cela n’est la notice.
La documentation technique est le dossier qui prouve que la machine a été conçue et construite selon les exigences essentielles de santé et de sécurité. C’est le document le moins visible du règlement, car contrairement à la notice et à la déclaration il ne voyage jamais avec la machine et aucun client ne le demande jamais. C’est aussi celui dont la traîne est la plus longue.
“Avant de mettre une machine ou un produit connexe sur le marché ou de les mettre en service, les fabricants établissent la documentation technique décrite à l’annexe IV, partie A, et mettent ou font mettre en œuvre la procédure d’évaluation de la conformité applicable visée à l’article 25.”
Avant, pas après
La séquence de cette phrase est le point. Le dossier est établi, puis l’évaluation de la conformité est menée par rapport à lui, puis la déclaration est signée, puis le marquage CE est apposé. Un dossier assemblé après l’expédition de la machine, pour répondre à la question d’une autorité, n’est pas ce que le règlement décrit.
Dix ans à la disposition des autorités
“Les fabricants tiennent la documentation technique et la déclaration UE de conformité à la disposition des autorités de surveillance du marché pendant une durée d’au moins dix ans après la mise sur le marché ou la mise en service de la machine ou du produit connexe. Le cas échéant, le code source ou la logique de programmation incluse dans la documentation technique est mis à la disposition, sur demande motivée, des autorités nationales compétentes, si ce code source ou cette logique de programmation est nécessaire pour que ces autorités puissent vérifier la conformité aux exigences essentielles de santé et de sécurité énoncées à l’annexe III.”
« Tenir à la disposition de » est une barre plus basse que celle que la notice doit franchir. Ce dossier ne va pas en ligne et ne va pas aux utilisateurs ; il doit pouvoir être produit aux autorités de surveillance du marché sur demande. Une armoire fermée à clé y suffit. Une armoire fermée à clé dont la clé est partie avec un salarié en 2029, non.
La seconde moitié de ce paragraphe se saute facilement et mérite deux lectures : lorsque cela est pertinent, le code source ou la logique de programmation figurant au dossier doivent être mis à la disposition des autorités nationales compétentes sur demande motivée, s’ils leur sont nécessaires pour vérifier les exigences essentielles. Pour une machine dont la sécurité dépend du logiciel, le dossier contient des choses qu’un fonds de plans n’a pas.
Trois parties, trois versions de la même obligation
“Pendant une durée d’au moins dix ans après la mise sur le marché de la machine ou du produit connexe, les importateurs tiennent à la disposition des autorités de surveillance du marché une copie de la déclaration UE de conformité et s’assurent que la documentation technique prévue à l’annexe IV, partie A, peut être mise à la disposition de ces autorités, sur demande.”
Un importateur n’a pas à détenir la documentation technique. Il doit conserver un exemplaire de la déclaration et pouvoir mettre la documentation technique à disposition sur demande - ce qui signifie en pratique une voie contractuelle vers un fabricant qui peut se trouver sur un autre continent et ne vous doit plus rien dès que la relation commerciale cesse.
“à tenir à la disposition des autorités nationales de surveillance du marché la documentation technique et la déclaration UE de conformité pour les machines et produits connexes ou la déclaration UE d’incorporation pour les quasi-machines pendant une durée d’au moins dix ans après la mise sur le marché du produit;”
Un mandataire, lui, la détient. C’est le cœur du mandat et la seule mission qu’on ne peut pas en retirer. Notez ce que l’article 12, paragraphe 1, exclut : l’établissement du dossier ne fait jamais partie du mandat d’un mandataire. Le détenir, oui ; le produire, non.
Ce n’est pas la notice, et les horloges ne sont pas les mêmes
Trois documents, trois règles de conservation, et on les fond régulièrement en une idée fausse de « tout garder dix ans ». La notice est en ligne, pour les utilisateurs, pour la durée de vie attendue et au moins dix ans. La déclaration est en ligne si elle est numérique, avec sa propre horloge. La documentation technique n’est pas en ligne du tout, ne concerne que les autorités, et court dix ans à compter de la mise sur le marché ou de la mise en service. Le guide sur la disponibilité de dix ans démêle correctement les trois.
Ce que ce guide ne couvre pas
Ce que contient le dossier est à l’annexe IV, partie A, et pour les quasi-machines à la partie B - une longue liste de plans, de calculs, de résultats d’essais, de l’appréciation du risque et des normes appliquées. Constituer un tel dossier est un travail d’ingénierie, pas un travail d’hébergement, et reproduire l’annexe ici n’aiderait personne. Lisez le texte officiel, ou interrogez un organisme notifié.
C’est ici que vit cette documentation
Téléversez les notices et les déclarations que vous avez déjà et vous obtenez un QR code, un visuel de plaque et une adresse permanente, dans chaque langue où vous vendez. Les révisions publiées ne sont jamais supprimées, de sorte que ce que vous serviez en 2027 reste démontrable en 2037.