Die zehnjährige Bereitstellungspflicht und ihre drei verschiedenen Fassungen
Betriebsanleitung, Konformitätserklärung und Einbauerklärung haben nach der Verordnung (EU) 2023/1230 jeweils ihre eigene Aufbewahrungsregel, und die Frist läuft je Maschine statt je Dokument.
Die Zahl zehn Jahre steht an drei verschiedenen Stellen der Verordnung (EU) 2023/1230, und die drei sind nicht dieselbe Regel. Sie zu verwechseln führt dazu, dass ein Archiv entweder zu lange aufbewahrt oder, schlimmer, zu früh geleert wird.
Betriebsanleitung
“sie während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine oder des dazugehörigen Produkts und mindestens zehn Jahre lang nach dem Inverkehrbringen der Maschine oder des dazugehörigen Produkts online zugänglich machen.”
Zwei Bedingungen, mit "und" verbunden. Die voraussichtliche Lebensdauer ist der Hauptmaßstab und zehn Jahre sind die Untergrenze darunter. Bei Maschinen mit zwanzig oder dreißig Jahren Nutzungsdauer gilt die längere Zahl.
Konformitätserklärung
“Digitale EU-Konformitätserklärungen sind für die erwartete Lebensdauer der Maschine bzw. des dazugehörigen Produkts und in jedem Fall für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme der Maschine bzw. des dazugehörigen Produkts online zur Verfügung zu stellen.”
Gleiche Struktur wie bei der Anleitung, mit einer bemerkenswerten Ergänzung: Die Inbetriebnahme wird neben dem Inverkehrbringen genannt, sodass bei Maschinen, die gebaut und in Betrieb genommen statt ab Lager verkauft werden, das spätere Datum die Frist starten kann.
Einbauerklärung
“Digitale EU-Einbauerklärungen sind für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren nach dem Inverkehrbringen der unvollständigen Maschine online zur Verfügung zu stellen.”
Hier fehlt die Klausel zur voraussichtlichen Lebensdauer. Bei unvollständigen Maschinen ist die Pflicht die glatten zehn Jahre. Das ist die Regel, die am häufigsten so in eine Richtlinie geschrieben wird, als entspräche sie den beiden anderen.
Die Frist läuft je Maschine, nicht je Dokument
Das ist das Detail, das entscheidet, wie ein Archiv gebaut werden muss. Ein von 2027 bis 2035 produziertes Modell hat nicht eine Frist. Das letzte 2035 ausgelieferte Gerät trägt seine eigenen zehn Jahre, die bis 2045 laufen, und ist die voraussichtliche Lebensdauer dieser Maschine länger, dann ist es die Pflicht auch.
In der Praxis heißt das, dass die Aufbewahrung nicht vom Veröffentlichungsdatum bestimmt werden kann. Sie muss frühestens davon bestimmt werden, wann die Produktion dieser Version endete, und für die meisten Hersteller ist die sinnvolle Regel, einfach nie etwas zu entfernen. Speicherplatz ist günstig. Ein Dokument für eine Maschine im Betrieb nicht vorlegen zu können, ist es nicht.
Was Verfügbarkeit tatsächlich bedeuten muss
"Online zugänglich" leistet in allen drei Artikeln stille Arbeit. Eine URL, die heute funktioniert, aber 2031 bei einer Website-Migration bricht, war nicht zehn Jahre verfügbar, sondern vier. Der praktische Test ist, ob die 2027 auf eine Maschine gedruckte Adresse nach jedem Markenwechsel, CMS-Wechsel und jeder Hosting-Entscheidung dazwischen unverändert noch funktioniert.
Hier lebt diese Dokumentation
Laden Sie die Betriebsanleitungen und Erklärungen hoch, die Sie schon haben, und Sie erhalten einen QR-Code, eine Schildvorlage und eine dauerhafte Adresse, in jeder Sprache, in die Sie verkaufen. Veröffentlichte Revisionen werden nie gelöscht, sodass das, was Sie 2027 ausgeliefert haben, 2037 noch nachweisbar ist.