Digitale Betriebsanleitung: was erlaubt ist und unter welchen Bedingungen
Die Betriebsanleitung darf nach der Verordnung (EU) 2023/1230 digital sein, aber nur wenn das Modell erkennbar ist, der Zugang an der Maschine angegeben ist, der Nutzer eine Kopie drucken und speichern kann und sie mindestens zehn Jahre online bleibt.
Unter der alten Maschinenrichtlinie reiste die Betriebsanleitung auf Papier mit der Maschine. Seit der Verordnung (EU) 2023/1230 darf sie stattdessen digital sein, und das ist die Änderung, von der die meisten Maschinenbauer gehört haben. Übersehen wird, dass an diese Erlaubnis vier Bedingungen geknüpft sind und alle vier gleichzeitig gelten müssen.
“Die Hersteller gewährleisten, dass der Maschine oder dem dazugehörigen Produkt die Betriebsanleitung und die Informationen nach Anhang III beigefügt sind. Die Betriebsanleitung kann in digitaler Form bereitgestellt werden. In der Betriebsanleitung und den Informationen ist das Produktmodell, dem sie entsprechen, klar zu beschreiben.”
Das Modell muss aus der Anleitung erkennbar sein
Die Pflicht, das Produktmodell zu beschreiben, wird leicht überlesen und hat echtes Gewicht. Ein Link auf eine allgemeine Supportseite oder auf einen Ordner mit Anleitungen für eine Produktfamilie beschreibt nicht das Modell, dem er entspricht. Die Seite, die ein Nutzer erreicht, muss eindeutig sagen, zu welcher Maschine und zu welcher Version davon das Dokument gehört.
Ein Zugang, an der Maschine angegeben
“auf der Maschine oder dem dazugehörigen Produkt oder, falls dies nicht möglich ist, auf ihrer Verpackung oder in einem Begleitdokument angeben, wie auf die digitalen Betriebsanleitungen zugegriffen werden kann;”
In der Praxis ist das ein QR-Code und eine gedruckte Adresse auf dem Typenschild. Der Wortlaut erlaubt die Verpackung oder ein Begleitdokument nur dort, wo eine Kennzeichnung der Maschine nicht möglich ist, das Schild ist also der Normalfall und die Ausweichlösung braucht einen Grund.
Der Nutzer muss eine Kopie behalten können
“diese in einem Format bereitstellen, das es dem Nutzer ermöglicht, die Betriebsanleitung auszudrucken, herunterzuladen und auf einem elektronischen Gerät zu speichern, sodass er jederzeit, insbesondere bei einem Ausfall der Maschine oder des dazugehörigen Produkts, darauf zugreifen kann; diese Anforderung gilt auch, wenn die Betriebsanleitung in die Software der Maschine oder des zugehörigen Produkts eingebettet ist;”
Der im Text genannte Grund ist der nützliche Teil: bei einem Ausfall. Ein Betrachter, der Seiten streamt, eine Anmeldeschranke oder ein Portal, das eine funktionierende Netzverbindung braucht, scheitern daran, nicht weil sie schlechte Produkte sind, sondern weil der Moment, in dem die Anleitung am wichtigsten ist, der Moment ist, in dem die Maschine stillsteht und die Person davor vielleicht nichts hat.
Zehn Jahre, mindestens
“sie während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine oder des dazugehörigen Produkts und mindestens zehn Jahre lang nach dem Inverkehrbringen der Maschine oder des dazugehörigen Produkts online zugänglich machen.”
Beachten Sie, dass es eine Untergrenze ist, keine Obergrenze. Wenn die voraussichtliche Lebensdauer der Maschine zwanzig Jahre beträgt, sind zwanzig Jahre die Pflicht. Die Frist läuft außerdem je in Verkehr gebrachtem Gerät, sodass ein von 2027 bis 2035 produziertes Modell seine Pflicht weit über das Produktionsende hinaus trägt.
Papier ist nicht verschwunden
Zwei Pflichten überleben den Wechsel zum Digitalen, und beide werden häufig weiter oder enger gelesen, als sie sind.
“Auf Verlangen des Nutzers zum Zeitpunkt des Kaufs stellt der Hersteller die Betriebsanleitung jedoch innerhalb eines Monats kostenlos in Papierform bereit.”
Das ist ein Recht, das zum Zeitpunkt des Kaufs ausgeübt wird, kein dauerhaftes Recht, im folgenden Jahrzehnt jederzeit Papier zu verlangen. Es muss dennoch erfüllt werden, kostenlos, innerhalb eines Monats.
“Bei Maschinen bzw. dazugehörigen Produkten, die für nichtprofessionelle Nutzer bestimmt sind oder unter vernünftigerweise vorhersehbaren Umständen von nichtprofessionellen Nutzern verwendet werden können, auch wenn sie nicht für sie bestimmt sind, muss der Hersteller die Sicherheitsinformationen, die für die sichere Inbetriebnahme der Maschine bzw. des zugehörigen Produkts und für deren bzw. dessen sichere Verwendung wesentlich sind, in Papierform bereitstellen.”
Wenn plausibel ist, dass eine nichtprofessionelle Person die Maschine bedient, werden die wesentlichen Sicherheitsinformationen auf Papier mitgeliefert, unabhängig davon, was Sie hosten. Digitale Bereitstellung ändert daran nichts.
Und die Sprachpflicht gilt für alles davon
“Die Betriebsanleitung, die Sicherheitsinformationen und die Informationen nach Anhang III werden in einer vom betreffenden Mitgliedstaat festgelegten, für die Nutzer leicht verständlichen Sprache abgefasst und müssen klar, verständlich und lesbar sein.”
Die Sprache legt der Mitgliedstaat fest, in dem die Maschine in Verkehr gebracht wird, nicht der Hersteller. Ein Modell in acht Länder zu verkaufen bedeutet, dass die Anleitung in den Sprachen existiert, die diese acht Länder bestimmen, und eine digitale Adresse muss jeden Nutzer zu seiner eigenen führen.
Hier lebt diese Dokumentation
Laden Sie die Betriebsanleitungen und Erklärungen hoch, die Sie schon haben, und Sie erhalten einen QR-Code, eine Schildvorlage und eine dauerhafte Adresse, in jeder Sprache, in die Sie verkaufen. Veröffentlichte Revisionen werden nie gelöscht, sodass das, was Sie 2027 ausgeliefert haben, 2037 noch nachweisbar ist.