Pflichten von Einführern und Bevollmächtigten
Einführer und Bevollmächtigte tragen nach der Verordnung (EU) 2023/1230 ihre eigene zehnjährige Dokumentationspflicht, getrennt vom Hersteller, und sie überdauert die Lieferantenbeziehung.
Das meiste, was über die Verordnung (EU) 2023/1230 geschrieben wird, richtet sich an Hersteller. Wenn Sie Maschinen in die EU einführen oder als Bevollmächtigter für einen Hersteller außerhalb der EU handeln, tragen Sie eigene Pflichten. Sie werden nicht von Ihrem Lieferanten geerbt und sie enden nicht mit der Lieferung der Maschine.
Jede Maschine muss mit ihrer Anleitung ankommen
“Die Einführer gewährleisten, dass der Maschine bzw. dem dazugehörigen Produkt die Betriebsanleitung und die Informationen nach Artikel 10 Absatz 7 beigefügt sind.”
Das ist eine Pflicht zu prüfen, nicht nur weiterzugeben. Wenn ein Lieferant aus einem anderen Land eine Maschine liefert, deren Schild keinen Weg zur Anleitung enthält, oder deren Anleitung nicht in einer Sprache vorliegt, die das Bestimmungsland akzeptiert, ist die Lücke genauso Ihre wie seine.
Zehn Jahre Dokumentation, auf Ihrer Seite
“Die Einführer halten nach dem Inverkehrbringen der Maschine bzw. des dazugehörigen Produkts mindestens zehn Jahre lang ein Exemplar der EU-Konformitätserklärung für die Marktüberwachungsbehörden bereit und sorgen dafür, dass sie diesen die technischen Unterlagen gemäß Anhang IV Teil A auf Verlangen vorlegen können.”
Zehn Jahre werden ab dem Inverkehrbringen gemessen, je Maschine. Eine Lieferantenbeziehung, die 2029 endet, beendet nicht die Pflicht für alles, was davor eingeführt wurde. Auch nicht, dass ein Lieferant aus dem Geschäft geht, und genau dieser Fall ist der, für den man planen sollte, denn genau dann sind die Unterlagen schwer zu bekommen.
Bevollmächtigte tragen sie ebenfalls
“Bereithaltung der technischen Unterlagen und der EU-Konformitätserklärung der Maschine und der dazugehörigen Produkte oder der EU-Einbauerklärung der unvollständigen Maschine für die nationalen Marktüberwachungsbehörden mindestens zehn Jahre lang ab dem Inverkehrbringen des Produkts;”
Ein Hersteller kann einen Bevollmächtigten durch schriftlichen Auftrag benennen und ihm diese Aufgabe übertragen. Beachten Sie, was nicht übertragbar ist: Die Pflichten aus Artikel 10 Absatz 1 und Artikel 11 Absatz 1 sowie das Erstellen der technischen Unterlagen selbst bleiben beim Hersteller.
Was das in der Praxis bedeutet
Ein Einführer, der ein Dutzend Lieferanten vertritt, betreibt ein Dokumentationsarchiv, ob es jemand so nennt oder nicht. Es muss Personalwechsel, Lieferantenwechsel und ein Jahrzehnt IT-Entscheidungen überleben, und es muss auf Verlangen vorgelegt werden können, statt nur irgendwo zu existieren.
Das praktische Versagen ist selten, dass die Dateien verloren gingen. Es ist, dass Jahre später niemand sagen kann, welche Datei die war, die mit einer bestimmten Maschine ausgeliefert wurde, in welchen Sprachen und von welcher Adresse.
Hier lebt diese Dokumentation
Laden Sie die Betriebsanleitungen und Erklärungen hoch, die Sie schon haben, und Sie erhalten einen QR-Code, eine Schildvorlage und eine dauerhafte Adresse, in jeder Sprache, in die Sie verkaufen. Veröffentlichte Revisionen werden nie gelöscht, sodass das, was Sie 2027 ausgeliefert haben, 2037 noch nachweisbar ist.