Die technischen Unterlagen: wer sie verwahrt und wie lange
Anhang IV Teil A wird erstellt, bevor die Maschine in Verkehr kommt, und danach mindestens zehn Jahre aufbewahrt. Einführer und Bevollmächtigte tragen ihre eigene Fassung dieser Pflicht, und nichts davon ist die Betriebsanleitung.
Die technischen Unterlagen sind die Akte, die belegt, dass die Maschine nach den Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen konstruiert und gebaut wurde. Sie sind das unsichtbarste Dokument der Verordnung, denn anders als Anleitung und Erklärung reisen sie nie mit der Maschine, und kein Kunde fragt je danach. Sie sind auch das Dokument mit dem längsten Nachlauf.
“Vor dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme einer Maschine oder eines dazugehörigen Produkts erstellen die Hersteller die in Anhang IV Teil A aufgeführten technischen Unterlagen und führen das in Artikel 25 genannte einschlägige Konformitätsbewertungsverfahren durch oder lassen es durchführen.”
Davor, nicht danach
Die Reihenfolge in diesem Satz ist der Punkt. Die Akte wird erstellt, dann wird die Konformitätsbewertung daran durchgeführt, dann wird die Erklärung unterschrieben, dann kommt die CE-Kennzeichnung drauf. Eine Akte, die nach der Auslieferung zusammengestellt wird, um eine Behördenanfrage zu beantworten, ist nicht das, was die Verordnung beschreibt.
Zehn Jahre zur Verfügung der Behörden
“Die Hersteller bewahren die technischen Unterlagen und die EU-Konformitätserklärung nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme der Maschine oder des dazugehörigen Produkts mindestens zehn Jahre lang für die Marktüberwachungsbehörden auf. Gegebenenfalls wird der in den technischen Unterlagen enthaltene Quellcode oder die darin enthaltene Programmierlogik auf begründeten Antrag den zuständigen nationalen Behörden zur Verfügung gestellt, sofern der Quellcode oder die Programmierlogik erforderlich ist, damit sie die Einhaltung der in Anhang III aufgeführten grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen überprüfen können.”
"Zur Verfügung halten" ist eine niedrigere Hürde als die, die die Anleitung nehmen muss. Diese Akte geht nicht online und nicht an Nutzer; sie muss für die Marktüberwachungsbehörden auf Verlangen vorlegbar sein. Ein verschlossener Schrank genügt dafür. Ein verschlossener Schrank, dessen Schlüssel 2029 mit einem Mitarbeiter gegangen ist, nicht.
Die zweite Hälfte dieses Absatzes überliest man leicht und sollte sie zweimal lesen: Wo einschlägig, sind Quellcode oder Programmierlogik aus der Akte den zuständigen nationalen Behörden auf begründetes Verlangen zugänglich zu machen, wenn sie diese zur Prüfung der wesentlichen Anforderungen benötigen. Bei einer Maschine, deren Sicherheit von Software abhängt, enthält die Akte Dinge, die ein Zeichnungsarchiv nicht hat.
Drei Beteiligte, drei Fassungen derselben Pflicht
“Die Einführer halten nach dem Inverkehrbringen der Maschine bzw. des dazugehörigen Produkts mindestens zehn Jahre lang ein Exemplar der EU-Konformitätserklärung für die Marktüberwachungsbehörden bereit und sorgen dafür, dass sie diesen die technischen Unterlagen gemäß Anhang IV Teil A auf Verlangen vorlegen können.”
Ein Einführer muss die technischen Unterlagen nicht verwahren. Er muss ein Exemplar der Erklärung aufbewahren und die technischen Unterlagen auf Verlangen verfügbar machen können - was praktisch einen vertraglichen Weg zurück zu einem Hersteller bedeutet, der auf einem anderen Kontinent sitzen kann und Ihnen gegenüber nichts mehr schuldet, sobald die Geschäftsbeziehung endet.
“Bereithaltung der technischen Unterlagen und der EU-Konformitätserklärung der Maschine und der dazugehörigen Produkte oder der EU-Einbauerklärung der unvollständigen Maschine für die nationalen Marktüberwachungsbehörden mindestens zehn Jahre lang ab dem Inverkehrbringen des Produkts;”
Ein Bevollmächtigter verwahrt sie sehr wohl. Das ist der Kern des Mandats und die eine Aufgabe, die sich daraus nicht herausschreiben lässt. Beachten Sie, was Artikel 12 Absatz 1 ausschließt: Die Erstellung der Akte ist nie Teil des Mandats eines Bevollmächtigten. Das Verwahren schon; das Erstellen nicht.
Es ist nicht die Anleitung, und die Fristen sind nicht dieselben
Drei Dokumente, drei Aufbewahrungsregeln, und sie werden regelmäßig zu einer falschen Vorstellung von "alles zehn Jahre aufheben" verschmolzen. Die Anleitung ist online, für Nutzer, für die erwartete Lebensdauer und mindestens zehn Jahre. Die Erklärung ist online, wenn sie digital ist, mit eigener Frist. Die technischen Unterlagen sind überhaupt nicht online, sind nur für Behörden und laufen zehn Jahre ab Inverkehrbringen oder Inbetriebnahme. Der Leitfaden zur zehnjährigen Verfügbarkeit nimmt die drei sauber auseinander.
Was dieser Leitfaden nicht behandelt
Was in die Akte gehört, steht in Anhang IV Teil A und für unvollständige Maschinen in Teil B - eine lange Liste aus Zeichnungen, Berechnungen, Prüfergebnissen, der Risikobeurteilung und den angewandten Normen. Eine solche Akte zu bauen ist Ingenieurarbeit, keine Hosting-Arbeit, und den Anhang hier wiederzugeben hülfe niemandem. Lesen Sie den amtlichen Text oder fragen Sie eine notifizierte Stelle.
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