Dziesięcioletni obowiązek dostępności i jego trzy różne wersje
Instrukcja obsługi, deklaracja zgodności i deklaracja włączenia mają w rozporządzeniu (UE) 2023/1230 każda własną zasadę przechowywania, a termin biegnie na maszynę, nie na dokument.
Liczba dziesięciu lat pojawia się w rozporządzeniu (UE) 2023/1230 w trzech różnych miejscach, a te trzy nie są tą samą zasadą. Pomieszanie ich sprawia, że archiwum jest albo przechowywane zbyt długo, albo, co gorsza, opróżniane zbyt wcześnie.
Instrukcja obsługi
“udostępnia je online w przewidywanym cyklu życia maszyny lub produktu powiązanego oraz przez co najmniej 10 lat po wprowadzeniu maszyny lub produktu powiązanego do obrotu.”
Dwa warunki połączone spójnikiem "i". Przewidywany okres życia jest miarą główną, a dziesięć lat to dolna granica pod nią. Dla maszyn o dwudziestu lub trzydziestu latach eksploatacji rządzi liczba dłuższa.
Deklaracja zgodności
“Cyfrowe deklaracje zgodności UE są udostępniane online w trakcie przewidywanego cyklu życia maszyny lub produktu powiązanego, a w każdym razie przez co najmniej 10 lat po wprowadzeniu do obrotu lub oddaniu do użytku maszyny lub produktu powiązanego.”
Ta sama struktura co przy instrukcji, z jednym dodatkiem wartym uwagi: oddanie do użytku jest wymienione obok wprowadzenia do obrotu, więc dla maszyn budowanych i oddawanych do użytku, a nie sprzedawanych z magazynu, termin może rozpoczynać data późniejsza.
Deklaracja włączenia
“Cyfrowe unijne deklaracje włączenia są udostępniane online przez okres co najmniej 10 lat po wprowadzeniu do obrotu maszyny nieukończonej.”
Tu brakuje klauzuli o przewidywanym okresie życia. Dla maszyn nieukończonych obowiązek to równe dziesięć lat. To ta zasada najczęściej wpisywana do procedury tak, jakby odpowiadała dwóm pozostałym.
Termin biegnie na maszynę, nie na dokument
To szczegół, który decyduje o tym, jak trzeba zbudować archiwum. Model produkowany od 2027 do 2035 r. nie ma jednego terminu. Ostatni egzemplarz wysłany w 2035 r. niesie własne dziesięć lat, biegnące do 2045 r., a jeśli przewidywany okres życia tej maszyny jest dłuższy, to obowiązek także.
W praktyce oznacza to, że przechowywania nie może wyznaczać data publikacji. Musi je wyznaczać, najwcześniej, moment zakończenia produkcji tej wersji, a dla większości producentów rozsądną polityką jest po prostu nigdy niczego nie usuwać. Miejsce na dysku jest tanie. Niemożność przedstawienia dokumentu dla maszyny nadal eksploatowanej już nie.
Co dostępność musi naprawdę znaczyć
"Dostępne online" wykonuje cichą pracę we wszystkich trzech artykułach. Adres URL, który działa dziś, ale pęka w 2031 r. przy migracji strony, nie był dostępny dziesięć lat, był dostępny cztery. Praktyczny test brzmi: czy adres wydrukowany na maszynie w 2027 r. wciąż odpowiada, niezmieniony, po każdej zmianie marki, zmianie CMS i decyzji hostingowej w tym czasie.
Tutaj mieszka ta dokumentacja
Wgrajcie instrukcje i deklaracje, które już macie, i otrzymacie kod QR, grafikę tabliczki oraz trwały adres, w każdym języku, w którym sprzedajecie. Opublikowane rewizje nigdy nie są usuwane, więc to, co serwowaliście w 2027, da się wykazać w 2037.