Dokumentacja techniczna: kto ją trzyma i jak długo
Załącznik IV część A sporządza się, zanim maszyna trafi do obrotu, i przechowuje co najmniej dziesięć lat potem. Importerzy i upoważnieni przedstawiciele niosą własne wersje tego obowiązku, a nic z tego nie jest instrukcją.
Dokumentacja techniczna to akta, które dowodzą, że maszyna została zaprojektowana i zbudowana zgodnie z zasadniczymi wymaganiami w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa. To najmniej widoczny dokument rozporządzenia, bo w odróżnieniu od instrukcji i deklaracji nigdy nie jedzie z maszyną i żaden klient nigdy o niego nie prosi. To także ten o najdłuższym ogonie.
“Przed wprowadzeniem maszyny lub produktu powiązanego do obrotu lub oddaniem ich do użytku producenci sporządzają dokumentację techniczną, o której mowa w załączniku IV część A i przeprowadzają odpowiednią procedurę oceny zgodności, o której mowa w art. 25, lub zlecają jej przeprowadzenie.”
Przed, nie po
Kolejność w tym zdaniu jest sednem. Akta są sporządzane, potem na ich podstawie przeprowadza się ocenę zgodności, potem podpisuje się deklarację, potem nakłada oznakowanie CE. Akta złożone po wysyłce maszyny, żeby odpowiedzieć na pytanie organu, nie są tym, co opisuje rozporządzenie.
Dziesięć lat do dyspozycji organów
“Producenci przechowują dokumentację techniczną i deklarację zgodności UE do dyspozycji organów nadzoru rynku przez okres co najmniej 10 lat po wprowadzeniu maszyny lub produktu powiązanego do obrotu lub oddaniu ich do użytku. W stosownych przypadkach kod źródłowy lub logikę programowania zawarte w dokumentacji technicznej – na uzasadniony wniosek właściwych organów krajowych – udostępnia się tym organom, jeżeli taki kod źródłowy lub taka logika programowania są niezbędne, aby organy te mogły sprawdzić zgodność z zasadniczymi wymaganiami w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa określonymi w załączniku III.”
"Trzymać do dyspozycji" to niższa poprzeczka niż ta, którą musi pokonać instrukcja. Te akta nie idą do internetu i nie idą do użytkowników; muszą dać się przedstawić organom nadzoru rynku na żądanie. Zamknięta szafa to spełnia. Zamknięta szafa, której klucz odszedł z pracownikiem w 2029 r., nie.
Drugą połowę tego ustępu łatwo przeoczyć i warto przeczytać ją dwa razy: tam, gdzie to istotne, kod źródłowy lub logika programowania zawarte w aktach muszą zostać udostępnione właściwym organom krajowym na uzasadnione żądanie, jeśli są im potrzebne do sprawdzenia zasadniczych wymagań. Przy maszynie, której bezpieczeństwo zależy od oprogramowania, akta zawierają rzeczy, których archiwum rysunków nie ma.
Trzy strony, trzy wersje tego samego obowiązku
“Importerzy przechowują kopię deklaracji zgodności UE do dyspozycji organów nadzoru rynku przez okres co najmniej 10 lat po wprowadzeniu maszyny lub produktu powiązanego do obrotu i zapewniają, by dokumentacja techniczna określona w załączniku IV część A była dostępna na wniosek do dyspozycji tych organów.”
Importer nie musi trzymać dokumentacji technicznej. Musi przechowywać egzemplarz deklaracji i umieć udostępnić dokumentację techniczną na żądanie - co w praktyce oznacza umowną drogę powrotną do producenta, który może siedzieć na innym kontynencie i nie jest ci nic winien, gdy relacja handlowa się kończy.
“przechowywanie dokumentacji technicznej i deklaracji zgodności UE dotyczącej maszyn i produktów powiązanych lub unijnej deklaracji włączenia maszyny nieukończonej, do dyspozycji organów nadzoru rynku przez okres co najmniej 10 lat po wprowadzeniu produktu do obrotu;”
Upoważniony przedstawiciel ją trzyma. To rdzeń pełnomocnictwa i jedyne zadanie, którego nie da się z niego wypisać. Zwróć uwagę, co wyklucza artykuł 12 ust. 1: sporządzenie akt nigdy nie wchodzi w zakres pełnomocnictwa przedstawiciela. Przechowywanie tak; wytworzenie nie.
To nie instrukcja, a zegary nie są te same
Trzy dokumenty, trzy reguły przechowywania, a rutynowo zlewa się je w jedną błędną myśl "trzymać wszystko dziesięć lat". Instrukcja jest w internecie, dla użytkowników, przez przewidywany okres życia i co najmniej dziesięć lat. Deklaracja jest w internecie, jeśli jest cyfrowa, z własnym zegarem. Dokumentacja techniczna nie jest w internecie wcale, jest tylko dla organów i biegnie dziesięć lat od wprowadzenia do obrotu lub oddania do użytku. Przewodnik o dziesięcioletniej dostępności rozkłada te trzy jak należy.
Czego ten przewodnik nie obejmuje
Co wchodzi do akt, stoi w załączniku IV część A, a dla maszyn nieukończonych w części B - długa lista rysunków, obliczeń, wyników badań, oceny ryzyka i zastosowanych norm. Zbudowanie takich akt to praca inżynierska, nie hostingowa, a powielenie tu załącznika nikomu by nie pomogło. Przeczytaj tekst urzędowy albo zapytaj jednostkę notyfikowaną.
Tutaj mieszka ta dokumentacja
Wgrajcie instrukcje i deklaracje, które już macie, i otrzymacie kod QR, grafikę tabliczki oraz trwały adres, w każdym języku, w którym sprzedajecie. Opublikowane rewizje nigdy nie są usuwane, więc to, co serwowaliście w 2027, da się wykazać w 2037.