Pełnomocnictwo upoważnionego przedstawiciela i to, czego nie może zawierać
Producent może go ustanowić pisemnym pełnomocnictwem. Zaprojektowanie maszyny i sporządzenie dokumentacji technicznej nigdy nie podlegają przekazaniu, a dziesięcioletni obowiązek przechowywania akt przeżywa umowę, która go stworzyła.
Upoważniony przedstawiciel to rola najczęściej opisywana błędnie, zwykle jako "nasze biuro w UE" albo "firma, która prowadzi nasze CE". Nie jest ani jednym, ani drugim. To konkretne ustanowienie z pisemnym dokumentem za nim, z minimum zadań, na które rozporządzenie każe temu dokumentowi pozwalać, i z pułapem zadań, których zabrania mu zawierać.
“Producent produktu objętego zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia może wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela, udzielając mu pełnomocnictwa na piśmie.”
Na piśmie i dobrowolnie
"Może" to nie "musi". Inaczej niż część innego unijnego prawodawstwa produktowego, rozporządzenie (UE) 2023/1230 nie zmusza producenta spoza Unii do ustanowienia przedstawiciela. Robi natomiast to, że określa, czym jest przedstawiciel, gdy już go ustanowiono, a ustanowienie musi być pisemnym pełnomocnictwem, a nie utrwaloną praktyką czy porozumieniem między dwiema firmami.
Czego pełnomocnictwo nie może zawierać
“Obowiązki określone w art. 10 ust. 1 i art. 11 ust. 1 oraz obowiązek sporządzenia dokumentacji technicznej określony w załączniku IV nie są objęte zakresem pełnomocnictwa upoważnionego przedstawiciela.”
To zdanie warto przeczytać dwa razy. Zaprojektowanie i wykonanie maszyny zgodnie z zasadniczymi wymaganiami w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa oraz sporządzenie dokumentacji technicznej nigdy nie mogą zostać przeniesione na przedstawiciela. Przedstawiciel, który proponuje "sporządzenie waszej dokumentacji technicznej", proponuje coś, co według rozporządzenia nie może na nim spoczywać jako obowiązek przekazany. W zwykłym handlowym sensie może oczywiście pomóc ją skompletować; obowiązek i tak pozostaje przy producencie.
Minimum, które pełnomocnictwo musi osiągnąć
“Upoważniony przedstawiciel wykonuje zadania określone w pełnomocnictwie otrzymanym od producenta. Pełnomocnictwo umożliwia upoważnionemu przedstawicielowi wykonywanie co najmniej następujących czynności:”
"Co najmniej" wykonuje tu całą pracę. Pełnomocnictwo może być szersze. Nie może być węższe niż te trzy zadania, więc pełnomocnictwo, które po cichu pomija jedno z nich, nie zmniejsza obowiązku: opisuje ustanowienie, które nie spełnia artykułu 12 ust. 2.
“przechowywanie dokumentacji technicznej i deklaracji zgodności UE dotyczącej maszyn i produktów powiązanych lub unijnej deklaracji włączenia maszyny nieukończonej, do dyspozycji organów nadzoru rynku przez okres co najmniej 10 lat po wprowadzeniu produktu do obrotu;”
“na uzasadniony wniosek właściwego organu krajowego, przekazywanie mu w formie papierowej albo cyfrowej wszelkich informacji i wszelkiej dokumentacji niezbędnych do wykazania zgodności z wymaganiami produktu objętego zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia;”
Trzecim jest współpraca z właściwymi organami krajowymi przy wszelkich działaniach zmierzających do usunięcia ryzyka stwarzanego przez produkt objęty pełnomocnictwem.
Dziesięć lat przeżywa umowę
Obowiązek przechowywania z litery a) biegnie co najmniej dziesięć lat po wprowadzeniu produktu do obrotu. Liczy się go od produktu, a nie od umowy, więc nie kończy się, gdy kończy się umowa o przedstawicielstwo, gdy producent ustanowi kogoś innego ani gdy producent zakończy działalność. Kto przyjął tę rolę dla dostawcy, który od dawna milczy, już to wie; kto właśnie ma ją przyjąć, powinien to wycenić.
To także ten sam dziesięcioletni obowiązek, który importer niesie na podstawie artykułu 13 ust. 8, i dlatego ta strona traktuje obie role razem: jakikolwiek byłby stosunek handlowy, obowiązek, który ląduje, brzmi: za dekadę nadal mieć dokumenty maszyn zbudowanych przez kogoś innego.
Czego ten przewodnik nie obejmuje
Czy w ogóle potrzebujesz przedstawiciela, co pełnomocnictwo powinno mówić ponad minimum z artykułu 12 ust. 2 i jak rola ta łączy się z rozporządzeniem (UE) 2019/1020 w sprawie nadzoru rynku, to pytania do prawnika, a nie do nas. Cytowany wyżej tekst pochodzi z Dziennika Urzędowego, żebyś mógł go temu prawnikowi zanieść.
Tutaj mieszka ta dokumentacja
Wgrajcie instrukcje i deklaracje, które już macie, i otrzymacie kod QR, grafikę tabliczki oraz trwały adres, w każdym języku, w którym sprzedajecie. Opublikowane rewizje nigdy nie są usuwane, więc to, co serwowaliście w 2027, da się wykazać w 2037.