Obowiązki importerów i upoważnionych przedstawicieli
Importerzy i upoważnieni przedstawiciele mają na mocy rozporządzenia (UE) 2023/1230 własny dziesięcioletni obowiązek dokumentacyjny, odrębny od obowiązku producenta, i przetrwa on relację z dostawcą.
Większość tego, co pisze się o rozporządzeniu (UE) 2023/1230, adresowana jest do producentów. Jeśli importujesz maszyny do UE albo działasz jako upoważniony przedstawiciel producenta z zewnątrz, masz własne obowiązki. Nie dziedziczysz ich po dostawcy i nie kończą się z chwilą dostawy maszyny.
Każda maszyna musi dotrzeć ze swoją instrukcją
“Importerzy zapewniają dołączenie do maszyny lub produktu powiązanego instrukcji obsługi oraz dostarczenie informacji, o których mowa w art. 10 ust. 7.”
To obowiązek sprawdzenia, nie tylko przekazania dalej. Jeśli dostawca z innego kraju wysyła maszynę, której tabliczka nie zawiera żadnej drogi do instrukcji, albo której instrukcja nie jest w języku akceptowanym przez kraj przeznaczenia, luka jest tak samo twoja jak jego.
Dziesięć lat dokumentacji, po twojej stronie
“Importerzy przechowują kopię deklaracji zgodności UE do dyspozycji organów nadzoru rynku przez okres co najmniej 10 lat po wprowadzeniu maszyny lub produktu powiązanego do obrotu i zapewniają, by dokumentacja techniczna określona w załączniku IV część A była dostępna na wniosek do dyspozycji tych organów.”
Dziesięć lat mierzy się od wprowadzenia do obrotu, na maszynę. Relacja z dostawcą kończąca się w 2029 r. nie kończy obowiązku wobec wszystkiego, co zaimportowano wcześniej. Nie kończy go też upadek dostawcy, a to właśnie scenariusz wart zaplanowania, bo dokładnie wtedy dokumenty stają się trudne do zdobycia.
Upoważnieni przedstawiciele też go noszą
“przechowywanie dokumentacji technicznej i deklaracji zgodności UE dotyczącej maszyn i produktów powiązanych lub unijnej deklaracji włączenia maszyny nieukończonej, do dyspozycji organów nadzoru rynku przez okres co najmniej 10 lat po wprowadzeniu produktu do obrotu;”
Producent może wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela pisemnym pełnomocnictwem i powierzyć mu to zadanie. Zwróć uwagę, czego nie można delegować: obowiązki z art. 10 ust. 1 i art. 11 ust. 1 oraz samo sporządzenie dokumentacji technicznej zostają przy producencie.
Co to znaczy w praktyce
Importer reprezentujący kilkunastu dostawców prowadzi archiwum dokumentacji, niezależnie od tego, czy ktoś tak je nazwał. Musi przetrwać zmiany kadrowe, zmiany dostawców i dekadę decyzji informatycznych, i musi dać się przedstawić na żądanie, a nie tylko istnieć gdzieś.
Praktyczna porażka rzadko polega na tym, że pliki przepadły. Polega na tym, że po latach nikt nie potrafi powiedzieć, który plik był tym wysłanym z konkretną maszyną, w jakich językach i z jakiego adresu.
Tutaj mieszka ta dokumentacja
Wgrajcie instrukcje i deklaracje, które już macie, i otrzymacie kod QR, grafikę tabliczki oraz trwały adres, w każdym języku, w którym sprzedajecie. Opublikowane rewizje nigdy nie są usuwane, więc to, co serwowaliście w 2027, da się wykazać w 2037.