De tienjarige beschikbaarheidsplicht, en haar drie verschillende versies
Gebruiksaanwijzing, conformiteitsverklaring en inbouwverklaring hebben onder Verordening (EU) 2023/1230 elk hun eigen bewaarregel, en de termijn loopt per machine in plaats van per document.
Het getal tien jaar staat op drie verschillende plaatsen in Verordening (EU) 2023/1230, en die drie zijn niet dezelfde regel. Ze verwarren is hoe een archief ofwel te lang wordt bewaard ofwel, erger, te vroeg wordt geleegd.
Gebruiksaanwijzing
“de gebruiksaanwijzing online toegankelijk maken gedurende de verwachte levensduur van de machine of het verwante product en gedurende ten minste tien jaar nadat de machine of het verwante product in de handel is gebracht.”
Twee voorwaarden verbonden door "en". De verwachte levensduur is de eerste maatstaf en tien jaar is de ondergrens daaronder. Bij machines met twintig of dertig jaar levensduur geldt het langere getal.
Conformiteitsverklaring
“De digitale EU-conformiteitsverklaring wordt online toegankelijk gemaakt gedurende de verwachte levensduur van de machine of het verwante product en in elk geval gedurende ten minste tien jaar nadat de machine of het verwante product in de handel is gebracht of in bedrijf is gesteld.”
Dezelfde structuur als bij de gebruiksaanwijzing, met één toevoeging die het opmerken waard is: de inbedrijfstelling wordt naast het in de handel brengen genoemd, dus bij machines die worden gebouwd en in bedrijf gesteld in plaats van uit voorraad verkocht, kan de latere datum de termijn starten.
Inbouwverklaring
“Digitale EU-inbouwverklaringen worden online toegankelijk gemaakt gedurende ten minste tien jaar nadat de niet voltooide machine in de handel is gebracht.”
Hier ontbreekt de clausule over de verwachte levensduur. Voor niet voltooide machines is de plicht de vlakke tien jaar. Dit is de regel die het vaakst zo in een beleidsstuk wordt geschreven alsof zij overeenkomt met de andere twee.
De termijn loopt per machine, niet per document
Dit is het detail dat bepaalt hoe een archief gebouwd moet worden. Een model dat van 2027 tot 2035 is geproduceerd, heeft niet één einddatum. Het laatste exemplaar dat in 2035 is geleverd, draagt zijn eigen tien jaar, die tot 2045 loopt, en is de verwachte levensduur van die machine langer, dan is de plicht dat ook.
In de praktijk betekent dit dat bewaring niet kan worden gestuurd door de publicatiedatum. Zij moet ten vroegste worden gestuurd door het moment waarop de productie van die versie eindigde, en voor de meeste fabrikanten is het verstandige beleid simpelweg nooit iets te verwijderen. Opslag is goedkoop. Een document niet kunnen overleggen voor een machine die nog in bedrijf is, is dat niet.
Wat beschikbaarheid werkelijk moet betekenen
"Online toegankelijk" doet in alle drie de artikelen stil werk. Een URL die vandaag werkt maar in 2031 breekt bij een websitemigratie, was geen tien jaar beschikbaar maar vier. De praktische toets is of het adres dat in 2027 op een machine is gedrukt, na elke rebranding, CMS-wissel en hostingbeslissing daartussen nog onveranderd werkt.
Hier woont deze documentatie
Upload de handleidingen en verklaringen die u al heeft en u krijgt een QR-code, een ontwerp voor het plaatje en een permanent adres, in elke taal waarin u verkoopt. Gepubliceerde revisies worden nooit verwijderd, zodat wat u in 2027 leverde in 2037 nog aantoonbaar is.