Digitale gebruiksaanwijzing: wat is toegestaan en onder welke voorwaarden
De gebruiksaanwijzing mag onder Verordening (EU) 2023/1230 digitaal zijn, maar alleen als het model identificeerbaar is, de toegang op de machine is aangegeven, de gebruiker een kopie kan printen en opslaan, en zij minstens tien jaar online blijft.
Onder de oude Machinerichtlijn reisde de gebruiksaanwijzing op papier mee met de machine. Sinds Verordening (EU) 2023/1230 mag zij in plaats daarvan digitaal zijn, en dat is de verandering waarvan de meeste machinebouwers hebben gehoord. Wat wordt gemist, is dat aan die toestemming vier voorwaarden hangen, en dat alle vier tegelijk moeten gelden.
“De fabrikanten zien erop toe dat machines of verwante producten vergezeld gaan van de gebruiksaanwijzing en informatie die zijn vermeld in bijlage III. De gebruiksaanwijzing mag worden verstrekt in digitaal formaat. De gebruiksaanwijzing en informatie geven een duidelijke beschrijving van het productmodel waarop zij betrekking hebben.”
Het model moet uit de gebruiksaanwijzing te herkennen zijn
De plicht om het productmodel te beschrijven wordt makkelijk overgeslagen en weegt echt zwaar. Een link naar een algemene supportpagina, of naar een map met handleidingen voor een productfamilie, beschrijft niet het model waarop zij betrekking heeft. De pagina die een gebruiker bereikt, moet ondubbelzinnig zijn over welke machine, en welke versie daarvan, het document toebehoort.
Een ingang, aangegeven op de machine
“op de machine of het verwante product of, wanneer dit niet mogelijk is, op de verpakking ervan of in een begeleidend document aangeven hoe de digitale gebruiksaanwijzing kan worden geraadpleegd;”
In de praktijk is dat een QR-code en een gedrukt adres op het typeplaatje. De formulering staat de verpakking of een begeleidend document alleen toe waar markering op de machine niet mogelijk is, dus het plaatje is de norm en de uitwijkoplossing heeft een reden nodig.
De gebruiker moet een kopie kunnen bewaren
“de gebruiksaanwijzing ter beschikking stellen in een formaat dat de gebruiker in staat stelt de gebruiksaanwijzing af te drukken, te downloaden en op een elektronisch apparaat op te slaan zodat hij of zij deze te allen tijde kan raadplegen, met name bij een storing van de machine of het verwante product; dit vereiste geldt ook wanneer de gebruiksaanwijzing is geïntegreerd in de software van de machine of het verwante product;”
De in de tekst genoemde reden is het nuttige deel: tijdens een storing. Een viewer die pagina's streamt, een inlogmuur, of een portaal dat een werkende netwerkverbinding nodig heeft, falen hierop, niet omdat het slechte producten zijn maar omdat het moment waarop de gebruiksaanwijzing het meest telt, het moment is waarop de machine stilstaat en de persoon ervoor misschien niets heeft.
Tien jaar, minimaal
“de gebruiksaanwijzing online toegankelijk maken gedurende de verwachte levensduur van de machine of het verwante product en gedurende ten minste tien jaar nadat de machine of het verwante product in de handel is gebracht.”
Merk op dat het een ondergrens is, geen bovengrens. Is de verwachte levensduur van de machine twintig jaar, dan is twintig jaar de plicht. De termijn loopt bovendien per in de handel gebracht exemplaar, dus een model dat van 2027 tot 2035 is geproduceerd, draagt zijn verplichting tot ver na het einde van de productie.
Papier is niet verdwenen
Twee verplichtingen overleven de overstap naar digitaal, en beide worden vaak ruimer of beperkter gelezen dan zij zijn.
“Indien de gebruiker hier bij de aankoop om vraagt, verstrekt de fabrikant de gebruiksaanwijzing echter binnen een maand kosteloos op papier.”
Dit is een recht dat op het moment van aankoop wordt uitgeoefend, geen doorlopend recht om in het volgende decennium op elk moment papier te eisen. Het moet toch worden nagekomen, gratis, binnen een maand.
“In het geval van machines of verwante producten die bestemd zijn voor niet-professionele gebruikers of die onder redelijkerwijs voorzienbare omstandigheden door niet-professionele gebruikers kunnen worden gebruikt, ook al zijn zij niet voor hen bestemd, verstrekt de fabrikant op papier de veiligheidsinformatie die essentieel is om de machine of het verwante product in bedrijf te stellen en op een veilige manier te gebruiken.”
Als een niet-professionele gebruiker de machine plausibel zou kunnen bedienen, gaat de essentiële veiligheidsinformatie op papier mee, ongeacht wat u host. Digitale levering neemt dat niet weg.
En de taalplicht geldt voor dit alles
“De gebruiksaanwijzing, de veiligheidsinformatie en de in bijlage III vervatte informatie worden opgesteld in een voor gebruikers gemakkelijk te begrijpen taal, zoals bepaald door de betrokken lidstaat, en zijn duidelijk, begrijpelijk en leesbaar.”
De taal wordt bepaald door de lidstaat waar de machine in de handel wordt gebracht, niet door de fabrikant. Één model naar acht landen verkopen betekent dat de gebruiksaanwijzing bestaat in de talen die deze acht landen bepalen, en een digitaal adres moet elke gebruiker naar de zijne leiden.
Hier woont deze documentatie
Upload de handleidingen en verklaringen die u al heeft en u krijgt een QR-code, een ontwerp voor het plaatje en een permanent adres, in elke taal waarin u verkoopt. Gepubliceerde revisies worden nooit verwijderd, zodat wat u in 2027 leverde in 2037 nog aantoonbaar is.