Verplichtingen van importeurs en gemachtigden
Importeurs en gemachtigden dragen onder Verordening (EU) 2023/1230 hun eigen tienjarige documentatieplicht, los van de fabrikant, en zij overleeft de leveranciersrelatie.
Het meeste dat over Verordening (EU) 2023/1230 wordt geschreven, richt zich op fabrikanten. Importeert u machines in de EU, of treedt u op als gemachtigde voor een fabrikant buiten de EU, dan draagt u eigen verplichtingen. Zij worden niet geërfd van uw leverancier en zij eindigen niet wanneer de machine is geleverd.
Elke machine moet met zijn gebruiksaanwijzing aankomen
“De importeurs zien erop toe dat de machine of het verwante product vergezeld gaat van de gebruiksaanwijzing en informatie die zijn vermeld in artikel 10, lid 7.”
Dit is een plicht om te controleren, niet alleen om door te geven. Levert een leverancier uit een ander land een machine waarvan het plaatje geen weg naar de gebruiksaanwijzing bevat, of waarvan de gebruiksaanwijzing niet in een taal is die het land van bestemming aanvaardt, dan is het gat net zo goed het uwe als het zijne.
Tien jaar documentatie, aan uw kant
“De importeurs houden gedurende ten minste tien jaar nadat de machine of het verwante product in de handel is gebracht, een kopie van de EU-conformiteitsverklaring ter beschikking van de markttoezichtautoriteiten en zorgen ervoor dat de in bijlage IV, deel A, beschreven technische documentatie op verzoek aan die autoriteiten kan worden verstrekt.”
Tien jaar wordt gemeten vanaf het in de handel brengen, per machine. Een leveranciersrelatie die in 2029 eindigt, beëindigt niet de verplichting voor alles wat daarvoor is geïmporteerd. Ook niet dat een leverancier ophoudt te bestaan, en dat is juist het scenario om voor te plannen, want precies dan worden de documenten moeilijk te verkrijgen.
Gemachtigden dragen haar ook
“de technische documentatie en de EU-conformiteitsverklaring van machines en verwante producten of de EU-inbouwverklaring van niet voltooide machines gedurende ten minste tien jaar nadat het product in de handel is gebracht ter beschikking van de nationale markttoezichtautoriteiten houden;”
Een fabrikant kan bij schriftelijk mandaat een gemachtigde aanwijzen en deze taak aan hem toevertrouwen. Let op wat niet kan worden gedelegeerd: de verplichtingen uit artikel 10, lid 1 en artikel 11, lid 1, en het opstellen van de technische documentatie zelf, blijven bij de fabrikant.
Wat dit in de praktijk betekent
Een importeur die een dozijn leveranciers vertegenwoordigt, voert een documentatiearchief, of iemand het zo genoemd heeft of niet. Het moet personeelswissels, leverancierswissels en een decennium IT-beslissingen overleven, en het moet op verzoek kunnen worden overgelegd in plaats van alleen ergens te bestaan.
Het praktische falen is zelden dat de bestanden verloren zijn. Het is dat jaren later niemand kan zeggen welk bestand het bestand was dat met een bepaalde machine is geleverd, in welke talen, en vanaf welk adres.
Hier woont deze documentatie
Upload de handleidingen en verklaringen die u al heeft en u krijgt een QR-code, een ontwerp voor het plaatje en een permanent adres, in elke taal waarin u verkoopt. Gepubliceerde revisies worden nooit verwijderd, zodat wat u in 2027 leverde in 2037 nog aantoonbaar is.