De technische documentatie: wie haar bewaart en hoe lang
Bijlage IV, deel A, wordt opgesteld voordat de machine in de handel komt en daarna ten minste tien jaar bewaard. Importeurs en gemachtigden dragen hun eigen versie van die plicht, en niets daarvan is de handleiding.
De technische documentatie is het dossier dat bewijst dat de machine volgens de essentiële veiligheids- en gezondheidseisen is ontworpen en gebouwd. Het is het minst zichtbare document van de verordening, want anders dan de gebruiksaanwijzing en de verklaring reist het nooit met de machine mee en vraagt geen enkele klant er ooit om. Het is ook het document met de langste staart.
“Voordat zij een machine of verwant product in de handel brengen of in bedrijf stellen, stellen fabrikanten de in bijlage IV, deel A, beschreven technische documentatie op en voeren zij de in artikel 25 bedoelde relevante conformiteitsbeoordelingsprocedure uit of laten deze uitvoeren.”
Ervoor, niet erna
De volgorde in die zin is het punt. Het dossier wordt opgesteld, dan wordt de conformiteitsbeoordeling eraan uitgevoerd, dan wordt de verklaring getekend, dan gaat de CE-markering erop. Een dossier dat na verzending wordt samengesteld om een vraag van een autoriteit te beantwoorden is niet wat de verordening beschrijft.
Tien jaar ter beschikking van de autoriteiten
“De fabrikanten houden de technische documentatie en de EU-conformiteitsverklaring gedurende ten minste tien jaar nadat de machine of het verwante product in de handel is gebracht of in bedrijf is gesteld ter beschikking van de markttoezichtautoriteiten. In voorkomend geval wordt de in de technische documentatie opgenomen broncode of programmeerlogica op een met redenen omkleed verzoek ter beschikking gesteld van de bevoegde nationale autoriteiten, mits zij die broncode of programmeerlogica nodig hebben om de overeenstemming met de relevante gezondheids- en veiligheidseisen van bijlage III te controleren.”
"Ter beschikking houden" is een lagere lat dan die de gebruiksaanwijzing moet halen. Dit dossier gaat niet online en niet naar gebruikers; het moet op verzoek aan de markttoezichtautoriteiten overlegd kunnen worden. Een afgesloten kast volstaat. Een afgesloten kast waarvan de sleutel in 2029 met een medewerker is meegegaan niet.
De tweede helft van die alinea wordt makkelijk overgeslagen en is het dubbel lezen waard: waar relevant moeten broncode of programmeerlogica uit het dossier op met redenen omkleed verzoek beschikbaar worden gesteld aan de bevoegde nationale autoriteiten, als zij die nodig hebben om de essentiële eisen te controleren. Bij een machine waarvan de veiligheid van software afhangt bevat het dossier dingen die een tekeningenarchief niet heeft.
Drie partijen, drie versies van dezelfde plicht
“De importeurs houden gedurende ten minste tien jaar nadat de machine of het verwante product in de handel is gebracht, een kopie van de EU-conformiteitsverklaring ter beschikking van de markttoezichtautoriteiten en zorgen ervoor dat de in bijlage IV, deel A, beschreven technische documentatie op verzoek aan die autoriteiten kan worden verstrekt.”
Een importeur hoeft de technische documentatie niet te bewaren. Hij moet een exemplaar van de verklaring bewaren en de technische documentatie op verzoek beschikbaar kunnen maken - wat in de praktijk een contractuele route terug betekent naar een fabrikant die op een ander continent kan zitten en u niets meer schuldig is zodra de handelsrelatie eindigt.
“de technische documentatie en de EU-conformiteitsverklaring van machines en verwante producten of de EU-inbouwverklaring van niet voltooide machines gedurende ten minste tien jaar nadat het product in de handel is gebracht ter beschikking van de nationale markttoezichtautoriteiten houden;”
Een gemachtigde bewaart haar wel. Dat is de kern van het mandaat en de ene taak die er niet uit geschreven kan worden. Let op wat artikel 12, lid 1, uitsluit: het opstellen van het dossier is nooit onderdeel van het mandaat van een gemachtigde. Het bewaren wel; het maken niet.
Het is niet de handleiding, en de klokken zijn niet dezelfde
Drie documenten, drie bewaarregels, en ze worden routineus samengeperst tot één verkeerd idee van "alles tien jaar bewaren". De gebruiksaanwijzing staat online, voor gebruikers, voor de verwachte levensduur en ten minste tien jaar. De verklaring staat online als zij digitaal is, met haar eigen klok. De technische documentatie staat helemaal niet online, is alleen voor autoriteiten, en loopt tien jaar vanaf het in de handel brengen of de inbedrijfstelling. De gids over de tienjarige beschikbaarheid haalt de drie goed uit elkaar.
Wat deze gids niet behandelt
Wat er in het dossier hoort staat in bijlage IV, deel A, en voor niet voltooide machines in deel B - een lange lijst met tekeningen, berekeningen, testresultaten, de risicobeoordeling en de toegepaste normen. Zo’n dossier bouwen is ingenieurswerk, geen hostingwerk, en de bijlage hier overnemen zou niemand helpen. Lees de officiële tekst, of vraag een aangemelde instantie.
Hier woont deze documentatie
Upload de handleidingen en verklaringen die u al heeft en u krijgt een QR-code, een ontwerp voor het plaatje en een permanent adres, in elke taal waarin u verkoopt. Gepubliceerde revisies worden nooit verwijderd, zodat wat u in 2027 leverde in 2037 nog aantoonbaar is.