Den tekniske dokumentasjonen: hvem som oppbevarer den og hvor lenge
Vedlegg IV del A utarbeides før maskinen går ut på markedet og oppbevares i minst ti år etterpå. Importører og autoriserte representanter bærer sine egne versjoner av den plikten, og ingenting av det er bruksanvisningen.
Den tekniske dokumentasjonen er den mappen som beviser at maskinen er konstruert og bygget etter de grunnleggende helse- og sikkerhetskravene. Det er forordningens minst synlige dokument, for i motsetning til bruksanvisningen og erklæringen reiser den aldri med maskinen, og ingen kunde ber noen gang om den. Den har også den lengste halen.
“Before placing machinery or a related product on the market or putting it into service, manufacturers shall draw up the technical documentation set out in Annex IV, Part A and carry out the relevant conformity assessment procedure referred to in Article 25 or have it carried out.”
Før, ikke etter
Rekkefølgen i den setningen er poenget. Mappen utarbeides, så gjøres samsvarsvurderingen mot den, så signeres erklæringen, så settes CE-merkingen på. En mappe satt sammen etter at maskinen er sendt, for å svare på et spørsmål fra en myndighet, er ikke det forordningen beskriver.
Ti år til myndighetenes rådighet
“Manufacturers shall keep the technical documentation and the EU declaration of conformity at the disposal of the market surveillance authorities for at least 10 years after the machinery or the related product has been placed on the market or put into service. Where relevant, the source code or the programming logic included in the technical documentation shall, upon a reasoned request, be made available to the competent national authorities, if that source code or programming logic is necessary in order for them to be able to check compliance with the essential health and safety requirements set out in Annex III.”
"Holde tilgjengelig for" er en lavere list enn den bruksanvisningen må over. Denne mappen går ikke på nett og går ikke til brukere; den skal kunne legges fram for markedstilsynsmyndighetene på forespørsel. Et låst skap holder. Et låst skap der nøkkelen fulgte med en ansatt i 2029, gjør det ikke.
Andre halvdel av det avsnittet hoppes lett over og fortjener en gang til: der det er relevant, skal kildekode eller programmeringslogikk i mappen gjøres tilgjengelig for vedkommende nasjonale myndigheter på begrunnet anmodning, dersom de trenger den for å kontrollere de grunnleggende kravene. For en maskin der sikkerheten henger på programvare inneholder mappen ting et tegningsarkiv ikke har.
Tre parter, tre versjoner av samme plikt
“Importers shall, for at least 10 years after the machinery or related product has been placed on the market, keep a copy of the EU declaration of conformity at the disposal of the market surveillance authorities and ensure that the technical documentation set out in Annex IV, Part A, can be made available to those authorities upon request.”
En importør må ikke oppbevare den tekniske dokumentasjonen. Vedkommende skal bevare et eksemplar av erklæringen og kunne gjøre den tekniske dokumentasjonen tilgjengelig på forespørsel - noe som i praksis betyr en avtalevei tilbake til en produsent som kan sitte på et annet kontinent og som ikke skylder deg noe når forretningsforholdet opphører.
“keep the technical documentation and the EU declaration of conformity of machinery and related products or the EU declaration of incorporation of partly completed machinery at the disposal of the national market surveillance authorities for at least 10 years after the product has been placed on the market;”
En autorisert representant oppbevarer den derimot. Det er kjernen i fullmakten og den ene oppgaven som ikke kan skrives ut av den. Merk hva artikkel 12 nr. 1 utelukker: å utarbeide mappen er aldri en del av en representants fullmakt. Å oppbevare den er; å frembringe den er ikke.
Det er ikke bruksanvisningen, og klokkene er ikke de samme
Tre dokumenter, tre oppbevaringsregler, og de smeltes rutinemessig sammen til én gal idé om å "ta vare på alt i ti år". Bruksanvisningen er på nett, for brukerne, i den forventede levetiden og minst ti år. Erklæringen er på nett hvis den er digital, med sin egen klokke. Den tekniske dokumentasjonen er ikke på nett i det hele tatt, er bare for myndighetene, og løper ti år fra omsetning eller ibruktaking. Veiledningen om tiårstilgjengeligheten tar de tre ordentlig fra hverandre.
Hva denne veiledningen ikke dekker
Hva som hører til i mappen står i vedlegg IV del A, og for delvis ferdigstilte maskiner i del B - en lang liste med tegninger, beregninger, prøvingsresultater, risikovurderingen og anvendte standarder. Å bygge en slik er ingeniørarbeid, ikke hostingarbeid, og å gjengi vedlegget her ville ikke hjelpe noen. Les den offisielle teksten, eller spør et teknisk kontrollorgan.
Her bor denne dokumentasjonen
Last opp bruksanvisningene og erklæringene du alt har, og du får en QR-kode, en trykkfil til skiltet og en permanent adresse, på hvert språk du selger til. Publiserte revisjoner slettes aldri, så det du leverte i 2027 kan fortsatt vises i 2037.