Plikter for importører og autoriserte representanter
Importører og autoriserte representanter har sin egen tiårsplikt for dokumentasjon etter forordning (EU) 2023/1230, atskilt fra produsentens, og den lever lenger enn leverandørforholdet.
Det meste som skrives om forordning (EU) 2023/1230 henvender seg til produsenter. Importerer du maskiner, eller opptrer du som autorisert representant for en produsent utenfor området, har du egne plikter. De arves ikke fra leverandøren, og de slutter ikke når maskinen er levert.
Hver maskin må ankomme med sin bruksanvisning
“Importers shall ensure that the machinery or related product is accompanied by the instructions for use and the information referred to in Article 10(7).”
Dette er en plikt til å kontrollere, ikke bare til å videresende. Leverer en leverandør i et annet land en maskin der platen ikke bærer noen vei til bruksanvisningen, eller der bruksanvisningen ikke er på et språk mottakerlandet godtar, er hullet like mye ditt som deres.
Ti år med dokumentasjon, på din side
“Importers shall, for at least 10 years after the machinery or related product has been placed on the market, keep a copy of the EU declaration of conformity at the disposal of the market surveillance authorities and ensure that the technical documentation set out in Annex IV, Part A, can be made available to those authorities upon request.”
Ti år måles fra at maskinen bringes i omsetning, per maskin. Et leverandørforhold som slutter i 2029, avslutter ikke plikten for alt som er importert før det. Det gjør heller ikke at en leverandør legger ned, og nettopp det scenarioet er verdt å planlegge for, for det er nettopp da dokumentene blir vanskelige å få tak i.
Autoriserte representanter bærer den også
“keep the technical documentation and the EU declaration of conformity of machinery and related products or the EU declaration of incorporation of partly completed machinery at the disposal of the national market surveillance authorities for at least 10 years after the product has been placed on the market;”
En produsent kan utpeke en autorisert representant ved skriftlig mandat og overlate denne oppgaven til vedkommende. Merk hva som ikke kan delegeres: pliktene i artikkel 10 nr. 1 og artikkel 11 nr. 1, og selve utarbeidingen av den tekniske dokumentasjonen, forblir hos produsenten.
Hva dette betyr i praksis
En importør som representerer et dusin leverandører driver et dokumentasjonsarkiv, enten noen har kalt det det eller ikke. Det må overleve personalbytter, leverandørbytter og et tiår av IT-beslutninger, og det må kunne legges fram på forespørsel i stedet for bare å finnes et sted.
Den praktiske svikten er sjelden at filene ble tapt. Den er at ingen år senere kan si hvilken fil som var den som ble levert med en bestemt maskin, på hvilke språk, og fra hvilken adresse.
Her bor denne dokumentasjonen
Last opp bruksanvisningene og erklæringene du alt har, og du får en QR-kode, en trykkfil til skiltet og en permanent adresse, på hvert språk du selger til. Publiserte revisjoner slettes aldri, så det du leverte i 2027 kan fortsatt vises i 2037.