Den tekniske dokumentation: hvem der opbevarer den og hvor længe
Bilag IV, del A, udarbejdes før maskinen går på markedet og opbevares mindst ti år derefter. Importører og bemyndigede repræsentanter bærer deres egne versioner af den pligt, og intet af det er brugsanvisningen.
Den tekniske dokumentation er den sag der beviser at maskinen er konstrueret og bygget efter de væsentlige sundheds- og sikkerhedskrav. Det er forordningens mindst synlige dokument, for i modsætning til brugsanvisningen og erklæringen rejser den aldrig med maskinen, og ingen kunde beder nogensinde om den. Det er også den med den længste hale.
“Fabrikanter skal, før de bringer en maskine eller et relateret produkt i omsætning eller tager det i brug, udarbejde den tekniske dokumentation, der er omhandlet i bilag IV, del A, og gennemføre eller få gennemført den relevante overensstemmelsesvurderingsprocedure, der er omhandlet i artikel 25.”
Før, ikke efter
Rækkefølgen i den sætning er pointen. Sagen udarbejdes, så foretages overensstemmelsesvurderingen mod den, så underskrives erklæringen, så sættes CE-mærkningen på. En sag samlet efter maskinen er afsendt, for at besvare en myndigheds spørgsmål, er ikke det forordningen beskriver.
Ti år til myndighedernes rådighed
“Fabrikanter skal opbevare den tekniske dokumentation, og EU-overensstemmelseserklæringen, så den i ti år efter, at maskinen eller det relaterede produkt er blevet bragt i omsætning eller taget i brug på EU-markedet, står til rådighed for de nationale markedsovervågningsmyndigheder. Hvis det er relevant, inkluderes kildekoden eller den logiske programmering i den tekniske dokumentation og stilles efter begrundet anmodning fra de kompetente nationale myndigheder til rådighed for disse myndigheder, forudsat at en sådan kildekode eller logistisk programmering er nødvendig for, at de kan kontrollere overholdelsen af de væsentlige sikkerheds- og sundhedskrav fastsat i bilag III.”
"Holde til rådighed for" er en lavere overligger end den brugsanvisningen skal over. Denne sag kommer ikke online og går ikke til brugere; den skal kunne fremlægges for markedsovervågningsmyndighederne på forlangende. Et aflåst skab er nok. Et aflåst skab hvis nøgle fulgte med en medarbejder i 2029, er det ikke.
Anden halvdel af det stykke springes let over og fortjener en gang til: hvor det er relevant, skal kildekode eller programmeringslogik i sagen stilles til rådighed for de kompetente nationale myndigheder efter begrundet anmodning, hvis de har brug for den til at kontrollere de væsentlige krav. For en maskine hvis sikkerhed afhænger af software indeholder sagen ting et tegningsarkiv ikke har.
Tre parter, tre versioner af samme pligt
“Importører skal i mindst ti år efter, at maskinen eller det relaterede produkt er blevet bragt i omsætning, opbevare en kopi af EU-overensstemmelseserklæringen, så den står til rådighed for markedsovervågningsmyndighederne, og sikre, at den tekniske dokumentation, jf. bilag IV, del A, kan stilles til rådighed for disse myndigheder efter anmodning.”
En importør skal ikke opbevare den tekniske dokumentation. Vedkommende skal bevare et eksemplar af erklæringen og kunne stille den tekniske dokumentation til rådighed på forlangende - hvilket i praksis betyder en kontraktvej tilbage til en fabrikant der kan sidde på et andet kontinent og intet skylder dig, så snart forretningsforholdet ophører.
“at opbevare den tekniske dokumentation og EU-overensstemmelseserklæringen for maskiner og relaterede produkter eller EU-inkorporeringserklæringen for delmaskiner, så den i mindst ti år efter, at produktet er blevet bragt i omsætning, står til rådighed for de nationale markedsovervågningsmyndigheder”
En bemyndiget repræsentant opbevarer den derimod. Det er kernen i fuldmagten og den ene opgave der ikke kan skrives ud af den. Bemærk hvad artikel 12, stk. 1, udelukker: at udarbejde sagen er aldrig en del af en repræsentants fuldmagt. At opbevare den er; at frembringe den er ikke.
Det er ikke brugsanvisningen, og urene er ikke de samme
Tre dokumenter, tre opbevaringsregler, og de smeltes rutinemæssigt sammen til én forkert idé om at "gemme alt i ti år". Brugsanvisningen er online, for brugerne, i den forventede levetid og mindst ti år. Erklæringen er online hvis den er digital, med sit eget ur. Den tekniske dokumentation er slet ikke online, er kun for myndighederne, og løber ti år fra omsætning eller ibrugtagning. Guiden om tiårstilgængeligheden skiller de tre ordentligt ad.
Hvad denne guide ikke dækker
Hvad der hører til i sagen står i bilag IV, del A, og for delmaskiner i del B - en lang liste med tegninger, beregninger, prøvningsresultater, risikovurderingen og de anvendte standarder. At bygge sådan en er ingeniørarbejde, ikke hostingarbejde, og at gengive bilaget her ville ikke hjælpe nogen. Læs den officielle tekst, eller spørg et bemyndiget organ.
Her bor denne dokumentation
Upload de brugsanvisninger og erklæringer du allerede har, og du får en QR-kode, en trykfil til skiltet og en permanent adresse, på hvert sprog du sælger til. Udgivne revisioner slettes aldrig, så det du leverede i 2027 kan stadig vises i 2037.