Forpligtelser for importører og bemyndigede repræsentanter
Importører og bemyndigede repræsentanter har deres egen tiårspligt for dokumentation efter forordning (EU) 2023/1230, adskilt fra fabrikantens, og den overlever leverandørforholdet.
Det meste, der skrives om forordning (EU) 2023/1230, henvender sig til fabrikanter. Importerer du maskiner til EU, eller handler du som bemyndiget repræsentant for en fabrikant uden for EU, har du dine egne forpligtelser. De arves ikke fra din leverandør, og de slutter ikke, når maskinen er leveret.
Hver maskine skal ankomme med sin brugsanvisning
“Importører sikrer, at maskinen eller det relaterede produkt ledsages af en brugsanvisning og de oplysninger, der er fastsat i artikel 10, stk. 7.”
Dette er en pligt til at kontrollere, ikke blot til at videresende. Leverer en leverandør i et andet land en maskine, hvis plade ikke bærer nogen vej til brugsanvisningen, eller hvis brugsanvisning ikke er på et sprog, bestemmelseslandet accepterer, er hullet lige så meget dit som deres.
Ti år med dokumentation, på din side
“Importører skal i mindst ti år efter, at maskinen eller det relaterede produkt er blevet bragt i omsætning, opbevare en kopi af EU-overensstemmelseserklæringen, så den står til rådighed for markedsovervågningsmyndighederne, og sikre, at den tekniske dokumentation, jf. bilag IV, del A, kan stilles til rådighed for disse myndigheder efter anmodning.”
Ti år måles fra at bringe i omsætning, pr. maskine. Et leverandørforhold, der slutter i 2029, afslutter ikke forpligtelsen for alt importeret før da. Det gør en leverandørs lukning heller ikke, og netop det scenarie er værd at planlægge for, for det er præcis dér, dokumenterne bliver svære at få fat i.
Bemyndigede repræsentanter bærer den også
“at opbevare den tekniske dokumentation og EU-overensstemmelseserklæringen for maskiner og relaterede produkter eller EU-inkorporeringserklæringen for delmaskiner, så den i mindst ti år efter, at produktet er blevet bragt i omsætning, står til rådighed for de nationale markedsovervågningsmyndigheder”
En fabrikant kan udpege en bemyndiget repræsentant ved skriftligt mandat og overlade denne opgave til ham eller hende. Bemærk hvad der ikke kan delegeres: forpligtelserne i artikel 10, stk. 1, og artikel 11, stk. 1, samt selve udarbejdelsen af den tekniske dokumentation, forbliver hos fabrikanten.
Hvad det betyder i praksis
En importør, der repræsenterer et dusin leverandører, driver et dokumentationsarkiv, uanset om nogen har kaldt det det. Det skal overleve personaleskift, leverandørskift og et årti af it-beslutninger, og det skal kunne fremlægges på anmodning i stedet for blot at findes et sted.
Det praktiske svigt er sjældent, at filerne blev tabt. Det er, at ingen år senere kan sige, hvilken fil der var den, der blev leveret med en bestemt maskine, på hvilke sprog, og fra hvilken adresse.
Her bor denne dokumentation
Upload de brugsanvisninger og erklæringer du allerede har, og du får en QR-kode, en trykfil til skiltet og en permanent adresse, på hvert sprog du sælger til. Udgivne revisioner slettes aldrig, så det du leverede i 2027 kan stadig vises i 2037.