Den tekniska dokumentationen: vem som förvarar den och hur länge
Bilaga IV del A upprättas innan maskinen går ut på marknaden och bevaras i minst tio år därefter. Importörer och auktoriserade representanter bär sina egna versioner av den skyldigheten, och inget av det är bruksanvisningen.
Den tekniska dokumentationen är den akt som visar att maskinen konstruerats och byggts enligt de väsentliga hälso- och säkerhetskraven. Det är förordningens minst synliga dokument, för till skillnad från bruksanvisningen och försäkran reser den aldrig med maskinen och ingen kund ber någonsin om den. Den har också den längsta svansen.
“Innan tillverkarna släpper ut en maskin eller relaterad produkt på marknaden eller tar den i bruk ska de utarbeta den tekniska dokumentation som föreskrivs i avsnitt A i bilaga IV och utföra eller låta utföra det relevanta förfarande för bedömning av överensstämmelse som avses i artikel 25.”
Före, inte efter
Ordningen i den meningen är poängen. Akten upprättas, sedan görs bedömningen av överensstämmelse mot den, sedan skrivs försäkran under, sedan sätts CE-märkningen på. En akt som sätts ihop efter att maskinen gått iväg, för att svara på en myndighets fråga, är inte det förordningen beskriver.
Tio år till myndigheternas förfogande
“Tillverkarna ska kunna uppvisa den tekniska dokumentationen och EU-försäkran om överensstämmelse för marknadskontrollmyndigheterna i minst tio år efter det att maskinen eller den relaterade produkten har släppts ut på marknaden eller tagits i bruk. I tillämpliga fall ska den källkod eller den programmeringslogik som ingår i den tekniska dokumentationen på motiverad begäran göras tillgänglig för de behöriga nationella myndigheterna, om den källkoden eller programmeringslogiken är nödvändig för att de ska kunna kontrollera överensstämmelsen med de grundläggande hälso- och säkerhetskraven i bilaga III.”
"Hålla tillgänglig för" är en lägre ribba än den bruksanvisningen måste klara. Den här akten går inte ut på nätet och går inte till användare; den ska kunna läggas fram för marknadskontrollmyndigheterna på begäran. Ett låst skåp räcker. Ett låst skåp vars nyckel följde med en anställd 2029 gör det inte.
Den andra halvan av det stycket hoppas lätt över och är värd en andra läsning: där det är relevant ska källkod eller programmeringslogik i akten göras tillgänglig för behöriga nationella myndigheter på motiverad begäran, om de behöver den för att kontrollera de väsentliga kraven. För en maskin vars säkerhet hänger på programvara innehåller akten saker som ett ritningsarkiv inte har.
Tre parter, tre versioner av samma skyldighet
“I minst tio år efter det att maskinen eller den relaterade produkten har släppts ut på marknaden ska importörerna kunna uppvisa en kopia av EU-försäkran om överensstämmelse för marknadskontrollmyndigheterna och säkerställa att dessa myndigheter på begäran kan få tillgång till den tekniska dokumentationen i avsnitt A i bilaga IV.”
En importör behöver inte förvara den tekniska dokumentationen. Denne ska bevara ett exemplar av försäkran och kunna göra den tekniska dokumentationen tillgänglig på begäran - vilket i praktiken betyder en avtalsväg tillbaka till en tillverkare som kan sitta på en annan kontinent och som inte är dig något skyldig när affärsrelationen upphör.
“Kunna uppvisa den tekniska dokumentationen och EU-försäkran om maskiners och relaterade produkters överensstämmelse eller EU-försäkran om delvis fullbordade maskiners inbyggnad för marknadskontrollmyndigheterna i minst tio år efter utsläppandet på marknaden av produkten.”
En auktoriserad representant förvarar den däremot. Det är kärnan i fullmakten och den enda uppgiften som inte går att skriva bort. Notera vad artikel 12.1 utesluter: att upprätta akten ingår aldrig i en representants fullmakt. Att förvara den gör det; att producera den inte.
Det är inte bruksanvisningen, och klockorna är inte desamma
Tre dokument, tre bevaranderegler, och de smälts rutinmässigt samman till en felaktig idé om att "spara allt i tio år". Bruksanvisningen ligger på nätet, för användarna, under den förväntade livslängden och minst tio år. Försäkran ligger på nätet om den är digital, med sin egen klocka. Den tekniska dokumentationen ligger inte på nätet alls, är bara för myndigheterna, och löper tio år från utsläppandet på marknaden eller ibruktagandet. Guiden om tioårstillgängligheten tar isär de tre ordentligt.
Vad den här guiden inte täcker
Vad som ingår i akten står i bilaga IV del A, och för delvis fullbordade maskiner i del B - en lång lista med ritningar, beräkningar, provningsresultat, riskbedömningen och tillämpade standarder. Att bygga en sådan är ingenjörsarbete, inte lagringsarbete, och att återge bilagan här skulle inte hjälpa någon. Läs den officiella texten, eller fråga ett anmält organ.
Här bor den här dokumentationen
Ladda upp de bruksanvisningar och försäkringar du redan har och du får en QR-kod, en tryckfil för skylten och en permanent adress, på varje språk du säljer till. Publicerade revisioner tas aldrig bort, så det du levererade 2027 går fortfarande att visa 2037.