Skyldigheter för importörer och tillverkarens representanter
Importörer och tillverkarens representanter har sin egen tioårsskyldighet för dokumentation enligt förordning (EU) 2023/1230, skild från tillverkarens, och den överlever leverantörsrelationen.
Det mesta som skrivs om förordning (EU) 2023/1230 vänder sig till tillverkare. Om du importerar maskiner till EU, eller agerar som tillverkarens representant för en tillverkare utanför EU, har du egna skyldigheter. De ärvs inte från din leverantör och de slutar inte när maskinen levererats.
Varje maskin måste komma med sin bruksanvisning
“Importörerna ska säkerställa att maskinen eller den relaterade produkten åtföljs av en bruksanvisning och information enligt artikel 10.7.”
Det här är en skyldighet att kontrollera, inte bara att vidarebefordra. Om en leverantör i ett annat land levererar en maskin vars skylt inte innehåller någon väg till bruksanvisningen, eller vars bruksanvisning inte är på ett språk mottagarlandet godtar, är luckan din likaväl som deras.
Tio år av dokumentation, på din sida
“I minst tio år efter det att maskinen eller den relaterade produkten har släppts ut på marknaden ska importörerna kunna uppvisa en kopia av EU-försäkran om överensstämmelse för marknadskontrollmyndigheterna och säkerställa att dessa myndigheter på begäran kan få tillgång till den tekniska dokumentationen i avsnitt A i bilaga IV.”
Tio år mäts från utsläppandet på marknaden, per maskin. En leverantörsrelation som slutar 2029 avslutar inte skyldigheten för allt som importerats före dess. Inte heller att en leverantör lägger ned, och det är just det scenariot man bör planera för, eftersom det är precis då dokumenten blir svåra att få fram.
Tillverkarens representanter bär den också
“Kunna uppvisa den tekniska dokumentationen och EU-försäkran om maskiners och relaterade produkters överensstämmelse eller EU-försäkran om delvis fullbordade maskiners inbyggnad för marknadskontrollmyndigheterna i minst tio år efter utsläppandet på marknaden av produkten.”
En tillverkare kan utse en representant genom skriftligt mandat och anförtro denna uppgift till honom eller henne. Notera vad som inte kan delegeras: skyldigheterna i artikel 10.1 och artikel 11.1, och att upprätta den tekniska dokumentationen själv, ligger kvar hos tillverkaren.
Vad detta betyder i praktiken
En importör som företräder ett dussin leverantörer driver ett dokumentationsarkiv, oavsett om någon kallat det så. Det måste överleva personalbyten, leverantörsbyten och ett decennium av IT-beslut, och det måste kunna tas fram på begäran i stället för att bara finnas någonstans.
Det praktiska misslyckandet är sällan att filerna förlorats. Det är att ingen flera år senare kan säga vilken fil som var den som levererades med en bestämd maskin, på vilka språk, och från vilken adress.
Här bor den här dokumentationen
Ladda upp de bruksanvisningar och försäkringar du redan har och du får en QR-kod, en tryckfil för skylten och en permanent adress, på varje språk du säljer till. Publicerade revisioner tas aldrig bort, så det du levererade 2027 går fortfarande att visa 2037.