Kymmenen vuoden saatavuusvelvoite ja sen kolme eri versiota
Käyttöohjeilla, vaatimustenmukaisuusvakuutuksella ja liittämisvakuutuksella on asetuksessa (EU) 2023/1230 kullakin oma säilytyssääntönsä, ja määräaika kuluu konetta eikä asiakirjaa kohden.
Luku kymmenen vuotta esiintyy asetuksessa (EU) 2023/1230 kolmessa eri kohdassa, ja nämä kolme eivät ole sama sääntö. Niiden sekoittaminen johtaa siihen että arkistoa säilytetään liian kauan tai, pahempaa, tyhjennetään liian aikaisin.
Käyttöohjeet
“asetettava ne saataville verkossa koneen tai vastaavan tuotteen odotetun käyttöiän ajan ja vähintään kymmenen vuoden ajan koneen tai vastaavan tuotteen markkinoille saattamisen jälkeen.”
Kaksi ehtoa yhdistettynä sanalla "ja". Odotettu elinkaari on ensisijainen mitta ja kymmenen vuotta on sen alla oleva alaraja. Koneilla joiden käyttöikä on kaksikymmentä tai kolmekymmentä vuotta pidempi luku ratkaisee.
Vaatimustenmukaisuusvakuutus
“Digitaaliset EU-vaatimustenmukaisuusvakuutukset on asetettava saataville verkossa koneen tai vastaavan tuotteen odotetun käyttöiän ajan ja joka tapauksessa vähintään kymmenen vuoden ajan koneen tai vastaavan tuotteen markkinoille saattamisen tai käyttöönoton jälkeen.”
Sama rakenne kuin käyttöohjeissa, yhdellä huomionarvoisella lisäyksellä: käyttöönotto mainitaan markkinoille saattamisen rinnalla, joten koneilla jotka rakennetaan ja otetaan käyttöön eikä myydä varastosta, myöhempi päivä voi käynnistää määräajan.
Liittämisvakuutus
“Digitaalinen EU-liittämisvakuutus on asetettava saataville verkossa vähintään kymmenen vuoden ajan osittain valmiin koneen markkinoille saattamisen jälkeen.”
Tässä odotettua elinkaarta koskeva lauseke puuttuu. Osittain valmiilla koneilla velvoite on tasan kymmenen vuotta. Tämä on se sääntö joka useimmin kirjoitetaan menettelyyn kuin se vastaisi kahta muuta.
Määräaika kuluu konetta, ei asiakirjaa kohden
Tämä on yksityiskohta joka ratkaisee miten arkisto on rakennettava. Vuosina 2027-2035 valmistetulla mallilla ei ole yhtä määräpäivää. Vuonna 2035 toimitettu viimeinen yksikkö kantaa omat kymmenen vuottaan, jotka kuluvat vuoteen 2045, ja jos sen koneen odotettu elinkaari on pidempi, niin on velvoitekin.
Käytännössä tämä tarkoittaa että säilytystä ei voi ohjata julkaisupäivä. Sitä on ohjattava aikaisintaan se, milloin kyseisen version tuotanto päättyi, ja useimmille valmistajille järkevä linja on yksinkertaisesti olla koskaan poistamatta mitään. Tallennustila on halpaa. Se ettei pysty esittämään asiakirjaa yhä käytössä olevasta koneesta ei ole.
Mitä saatavuuden on tosiasiassa tarkoitettava
"Saatavilla verkossa" tekee hiljaista työtä kaikissa kolmessa artiklassa. URL-osoite joka toimii tänään mutta rikkoutuu vuonna 2031 sivustosiirrossa ei ollut saatavilla kymmenen vuotta, se oli saatavilla neljä. Käytännön koe on, vastaako vuonna 2027 koneeseen painettu osoite edelleen, muuttumattomana, jokaisen brändinvaihdon, sisällönhallinnan vaihdon ja ylläpitopäätöksen jälkeen.
Tässä nämä asiakirjat asuvat
Lataa käyttöohjeet ja vakuutukset, jotka sinulla jo on, ja saat QR-koodin, kilven painotiedoston ja pysyvän osoitteen, jokaisella kielellä, jolle myyt. Julkaistuja revisioita ei koskaan poisteta, joten se mitä jaoit vuonna 2027 on yhä osoitettavissa vuonna 2037.