Tekniset asiakirjat: kuka niitä säilyttää ja kuinka kauan
Liitteen IV A osa laaditaan ennen kuin kone menee markkinoille ja säilytetään vähintään kymmenen vuotta sen jälkeen. Maahantuojat ja valtuutetut edustajat kantavat oman versionsa tuosta velvoitteesta, eikä mikään siitä ole käyttöohje.
Tekniset asiakirjat ovat se kokonaisuus, joka todistaa koneen suunnitellun ja rakennetun olennaisten terveys- ja turvallisuusvaatimusten mukaisesti. Se on asetuksen näkymättömin asiakirja, koska toisin kuin käyttöohje ja vakuutus se ei koskaan kulje koneen mukana eikä yksikään asiakas sitä koskaan pyydä. Se on myös se, jolla on pisin häntä.
“Ennen koneen tai vastaavan tuotteen saattamista markkinoille tai sen käyttöönottoa valmistajien on laadittava liitteessä IV olevassa A osassa esitetyt tekniset asiakirjat ja suoritettava 25 artiklassa tarkoitettu asiaankuuluva vaatimustenmukaisuuden arviointimenettely tai teetettävä sen suorittaminen toisilla.”
Ennen, ei jälkeen
Tuon virkkeen järjestys on asian ydin. Asiakirjat laaditaan, sitten vaatimustenmukaisuuden arviointi tehdään niitä vasten, sitten vakuutus allekirjoitetaan, sitten CE-merkintä kiinnitetään. Koneen lähdön jälkeen viranomaisen kysymykseen vastaamiseksi kasattu kokonaisuus ei ole se, mitä asetus kuvaa.
Kymmenen vuotta viranomaisten saatavilla
“Valmistajien on pidettävä tekniset asiakirjat ja EU-vaatimustenmukaisuusvakuutus markkinavalvontaviranomaisten saatavilla vähintään kymmenen vuoden ajan sen jälkeen, kun kone tai vastaava tuote on saatettu markkinoille tai otettu käyttöön. Teknisiin asiakirjoihin sisältyvä lähdekoodi tai ohjelmointilogiikka on tarvittaessa perustellusta pyynnöstä asetettava toimivaltaisten kansallisten viranomaisten saataville, edellyttäen, että ne tarvitsevat tällaista lähdekoodia tai ohjelmointilogiikkaa tarkistaakseen, onko liitteessä III esitettyjä olennaisia terveys- ja turvallisuusvaatimuksia noudatettu.”
"Pitää saatavilla" on matalampi rima kuin se, joka käyttöohjeiden on ylitettävä. Nämä asiakirjat eivät mene verkkoon eivätkä käyttäjille; ne on voitava esittää markkinavalvontaviranomaisille pyynnöstä. Lukittu kaappi riittää. Lukittu kaappi, jonka avain lähti työntekijän mukana vuonna 2029, ei.
Tuon kohdan jälkimmäinen puolisko on helppo ohittaa ja ansaitsee toisen lukukerran: kun se on merkityksellistä, asiakirjoihin sisältyvä lähdekoodi tai ohjelmointilogiikka on asetettava toimivaltaisten kansallisten viranomaisten saataville perustellusta pyynnöstä, jos he tarvitsevat sitä olennaisten vaatimusten tarkastamiseen. Koneessa, jonka turvallisuus riippuu ohjelmistosta, asiakirjat sisältävät asioita joita piirustusarkistossa ei ole.
Kolme osapuolta, kolme versiota samasta velvoitteesta
“Maahantuojien on vähintään kymmenen vuoden ajan sen jälkeen, kun kone tai vastaava tuote on saatettu markkinoille, pidettävä EU-vaatimustenmukaisuusvakuutuksen jäljennös markkinavalvontaviranomaisten saatavilla ja varmistettava, että liitteessä IV olevassa A osassa esitetyt tekniset asiakirjat voidaan asettaa pyynnöstä kyseisten viranomaisten saataville.”
Maahantuojan ei tarvitse säilyttää teknisiä asiakirjoja. Hänen on säilytettävä jäljennös vakuutuksesta ja kyettävä asettamaan tekniset asiakirjat saataville pyynnöstä - mikä käytännössä tarkoittaa sopimuksellista reittiä takaisin valmistajalle, joka voi olla toisella mantereella eikä ole sinulle enää mitään velkaa, kun liikesuhde päättyy.
“pitää koneiden ja vastaavien tuotteiden tekniset asiakirjat ja EU-vaatimustenmukaisuusvakuutus tai osittain valmiin koneen EU-liittämisvakuutus kansallisten markkinavalvontaviranomaisten saatavilla vähintään kymmenen vuoden ajan sen jälkeen, kun tuote on saatettu markkinoille;”
Valtuutettu edustaja kyllä säilyttää ne. Se on toimeksiannon ydin ja ainoa tehtävä, jota siitä ei voi kirjoittaa pois. Huomaa mitä 12 artiklan 1 kohta sulkee pois: asiakirjojen laatiminen ei koskaan kuulu edustajan toimeksiantoon. Säilyttäminen kyllä; tuottaminen ei.
Se ei ole käyttöohje, eivätkä kellot ole samat
Kolme asiakirjaa, kolme säilytyssääntöä, ja ne sulautetaan rutiininomaisesti yhdeksi vääräksi ajatukseksi "säilytä kaikki kymmenen vuotta". Käyttöohje on verkossa, käyttäjille, odotetun elinkaaren ajan ja vähintään kymmenen vuotta. Vakuutus on verkossa jos se on digitaalinen, omalla kellollaan. Tekniset asiakirjat eivät ole verkossa lainkaan, ovat vain viranomaisille, ja juoksevat kymmenen vuotta markkinoille saattamisesta tai käyttöönotosta. Opas kymmenen vuoden saatavuudesta purkaa nämä kolme kunnolla.
Mitä tämä opas ei kata
Mitä asiakirjoihin kuuluu, on liitteen IV A osassa ja puolivalmiiden koneiden osalta B osassa - pitkä luettelo piirustuksia, laskelmia, testituloksia, riskin arviointi ja sovelletut standardit. Sellaisen rakentaminen on insinöörityötä, ei isännöintityötä, eikä liitteen toistaminen tässä auttaisi ketään. Lue virallinen teksti tai kysy ilmoitetulta laitokselta.
Tässä nämä asiakirjat asuvat
Lataa käyttöohjeet ja vakuutukset, jotka sinulla jo on, ja saat QR-koodin, kilven painotiedoston ja pysyvän osoitteen, jokaisella kielellä, jolle myyt. Julkaistuja revisioita ei koskaan poisteta, joten se mitä jaoit vuonna 2027 on yhä osoitettavissa vuonna 2037.