Technická dokumentace: kdo ji uchovává a jak dlouho
Příloha IV část A se vypracuje, než stroj půjde na trh, a uchovává se nejméně deset let poté. Dovozci a zplnomocnění zástupci nesou vlastní verze té povinnosti, a nic z toho není návod.
Technická dokumentace je spis, který dokládá, že stroj byl navržen a vyroben podle základních požadavků na ochranu zdraví a bezpečnost. Je to nejméně viditelný dokument nařízení, protože na rozdíl od návodu a prohlášení nikdy necestuje se strojem a žádný zákazník si o něj nikdy neřekne. Má také nejdelší ocas.
“Před uvedením strojního zařízení nebo souvisejícího výrobku na trh nebo do provozu výrobci vypracují technickou dokumentaci stanovenou v části A přílohy IV a provedou nebo nechají provést příslušný postup posuzování shody uvedený v článku 25.”
Předtím, ne potom
Pořadí v té větě je jádro věci. Spis se vypracuje, pak se proti němu provede posouzení shody, pak se podepíše prohlášení, pak se připevní označení CE. Spis sestavený až po odeslání stroje, aby odpověděl na dotaz orgánu, není tím, co nařízení popisuje.
Deset let k dispozici orgánům
“Výrobci uchovávají technickou dokumentaci a EU prohlášení o shodě pro potřebu orgánů dozoru nad trhem po dobu nejméně deseti let od uvedení strojního zařízení nebo souvisejícího výrobku na trh nebo do provozu. V příslušných případech se zdrojový kód nebo programová logika uvedené v technické dokumentaci na základě odůvodněné žádosti zpřístupní příslušným vnitrostátním orgánům, pokud je to nezbytné k tomu, aby uvedené orgány mohly ověřit shodu se základními požadavky na ochranu zdraví a bezpečnost stanovenými v příloze III.”
"Držet k dispozici" je nižší laťka než ta, kterou musí překonat návod. Tento spis nejde na internet a nejde k uživatelům; musí být možné předložit jej orgánům dozoru nad trhem na vyžádání. Zamčená skříň k tomu stačí. Zamčená skříň, jejíž klíč odešel se zaměstnancem v roce 2029, nikoli.
Druhá polovina toho odstavce se snadno přeskočí a zaslouží si druhé čtení: tam, kde je to relevantní, musí být zdrojový kód nebo programovací logika obsažené ve spisu zpřístupněny příslušným vnitrostátním orgánům na odůvodněnou žádost, pokud je potřebují ke kontrole základních požadavků. U stroje, jehož bezpečnost závisí na softwaru, obsahuje spis věci, které archiv výkresů nemá.
Tři strany, tři verze téže povinnosti
“Dovozci po dobu nejméně deseti let od uvedení strojního zařízení nebo souvisejícího výrobku na trh uchovávají kopii EU prohlášení o shodě pro potřebu orgánů dozoru nad trhem a zajistí, aby těmto orgánům mohla být na vyžádání zpřístupněna technická dokumentace stanovená v části A přílohy IV.”
Dovozce technickou dokumentaci uchovávat nemusí. Musí uchovat výtisk prohlášení a být schopen technickou dokumentaci na vyžádání zpřístupnit - což v praxi znamená smluvní cestu zpět k výrobci, který může sedět na jiném kontinentu a nic vám nedluží, jakmile obchodní vztah skončí.
“uchovávat technickou dokumentaci a EU prohlášení o shodě strojních zařízení a souvisejících výrobků nebo EU prohlášení o zabudování neúplných strojních zařízení pro potřebu vnitrostátních orgánů dozoru po dobu nejméně deseti let od uvedení výrobku na trh;”
Zplnomocněný zástupce ji naopak uchovává. To je jádro plné moci a jediný úkol, který z ní nelze vypsat. Všimněte si, co vylučuje článek 12 odst. 1: vypracování spisu nikdy není součástí plné moci zástupce. Uchovávat jej ano; vytvořit jej ne.
Není to návod a hodiny nejsou stejné
Tři dokumenty, tři pravidla uchovávání, a rutinně se slévají v jednu mylnou představu "všechno schovávat deset let". Návod je online, pro uživatele, po předpokládanou životnost a nejméně deset let. Prohlášení je online, pokud je digitální, s vlastními hodinami. Technická dokumentace není online vůbec, je jen pro orgány a běží deset let od uvedení na trh nebo do provozu. Průvodce desetiletou dostupností ty tři pořádně rozebírá.
Co tento průvodce neobsahuje
Co do spisu patří, stojí v příloze IV části A a u neúplných strojních zařízení v části B - dlouhý seznam výkresů, výpočtů, výsledků zkoušek, posouzení rizik a použitých norem. Postavit takový spis je inženýrská práce, ne hostingová, a reprodukovat zde přílohu by nikomu nepomohlo. Přečtěte si úřední text, nebo se zeptejte oznámeného subjektu.
Tady tato dokumentace žije
Nahrajte návody a prohlášení, která už máte, a dostanete QR kód, tiskový podklad štítku a trvalou adresu, v každém jazyce, do kterého prodáváte. Zveřejněné revize se nikdy nemažou, takže to, co jste doručovali v roce 2027, je v roce 2037 stále prokazatelné.