Povinnosti dovozců a zplnomocněných zástupců
Dovozci a zplnomocnění zástupci mají podle nařízení (EU) 2023/1230 svou vlastní desetiletou dokumentační povinnost, oddělenou od povinnosti výrobce, a přežije dodavatelský vztah.
Většina toho, co se o nařízení (EU) 2023/1230 píše, se obrací na výrobce. Pokud dovážíte stroje do EU nebo působíte jako zplnomocněný zástupce výrobce mimo EU, máte vlastní povinnosti. Nedědí se od dodavatele a nekončí, když je stroj dodán.
Každý stroj musí přijít se svým návodem
“Dovozci zajistí, aby byly ke strojnímu zařízení nebo souvisejícímu výrobku přiloženy návod k použití a informace uvedené v čl. 10 odst. 7.”
To je povinnost zkontrolovat, ne jen předat dál. Pokud dodavatel z jiné země pošle stroj, na jehož štítku není žádná cesta k návodu, nebo jehož návod není v jazyce, který cílová země přijímá, mezera je stejně tak vaše jako jeho.
Deset let dokumentace, na vaší straně
“Dovozci po dobu nejméně deseti let od uvedení strojního zařízení nebo souvisejícího výrobku na trh uchovávají kopii EU prohlášení o shodě pro potřebu orgánů dozoru nad trhem a zajistí, aby těmto orgánům mohla být na vyžádání zpřístupněna technická dokumentace stanovená v části A přílohy IV.”
Deset let se měří od uvedení na trh, na stroj. Dodavatelský vztah, který skončí v roce 2029, neukončí povinnost ke všemu, co bylo dovezeno předtím. Neukončí ji ani zánik dodavatele, a právě s tím scénářem se vyplatí počítat, protože právě tehdy se dokumenty stávají obtížně dostupnými.
Nesou ji i zplnomocnění zástupci
“uchovávat technickou dokumentaci a EU prohlášení o shodě strojních zařízení a souvisejících výrobků nebo EU prohlášení o zabudování neúplných strojních zařízení pro potřebu vnitrostátních orgánů dozoru po dobu nejméně deseti let od uvedení výrobku na trh;”
Výrobce může zplnomocněného zástupce jmenovat písemným pověřením a tento úkol mu předat. Všimněte si, co delegovat nelze: povinnosti podle čl. 10 odst. 1 a čl. 11 odst. 1 a samo vypracování technické dokumentace zůstávají u výrobce.
Co to znamená v praxi
Dovozce, který zastupuje dvanáct dodavatelů, vede dokumentační archiv, ať už tomu tak někdo říká, nebo ne. Musí přežít personální změny, změny dodavatelů a desetiletí rozhodnutí o IT, a musí být předložitelný na vyžádání, ne jen někde existovat.
Praktické selhání zřídka spočívá v tom, že se soubory ztratily. Spočívá v tom, že po letech nikdo neumí říct, který soubor byl ten, který šel s konkrétním strojem, v jakých jazycích a z jaké adresy.
Tady tato dokumentace žije
Nahrajte návody a prohlášení, která už máte, a dostanete QR kód, tiskový podklad štítku a trvalou adresu, v každém jazyce, do kterého prodáváte. Zveřejněné revize se nikdy nemažou, takže to, co jste doručovali v roce 2027, je v roce 2037 stále prokazatelné.